Comment faire dans Ascripto

Dernière mise à jour : 19 octobre 2026

De courtes fiches pratiques, une par tâche, regroupées selon l’écran où elles se déroulent. La navigation de gauche compte six entrées : Accueil, Signatures, Campagnes, Collaborateurs, Médias, Paramètres. Votre propre compte se trouve sous vos initiales, en haut à droite. ⌘K (ou Ctrl+K) ouvre une palette de commandes qui mène n’importe où.

L’éditeur et la page Médias demandent un écran de plus de 900 pixels de large. Tout le reste, y compris l’audit, l’écran Collaborateurs et le déploiement, fonctionne sur un téléphone.

Signatures

Créer une signature

  1. Signatures → Nouvelle signature.
  2. Donnez-lui un nom que chacun reconnaîtra dans une liste : Ventes EMEA, Support, Direction.
  3. Choisissez un point de départ :
    • À partir de la galerie — cinq designs dans le style de votre identité visuelle, affichés pour l’un de vos vrais collaborateurs.
    • Importer depuis Gmail — choisissez une personne ; Ascripto lit sa signature Gmail actuelle, l’affiche à côté de ce qu’elle devient, liste chaque valeur qu’il a rapprochée d’un champ de l’annuaire et indique ce qu’il est advenu de chaque image. Nécessite l’accès aux signatures. Google Workspace uniquement.
    • À partir de code HTML — collez votre code ou importez un fichier .html ; ouvre l’éditeur HTML (Business).
    • Une copie — de l’une de vos signatures ; son design est copié, pas les personnes qui la reçoivent.
    • Vierge — le nom de la personne, issu de l’annuaire ; vous construisez le reste.
  4. Créer et ouvrir l’éditeur. La signature est publiée en version 1 et n’est attribuée à personne.

Décider qui reçoit quelle signature

  1. Dans Signatures, chaque signature affiche sous son nom sa règle en toutes lettres (Service est Ventes) et le nombre de personnes qu’elle touche actuellement. La liste est parcourue de haut en bas ; la première règle correspondante s’applique ; la signature Par défaut est la dernière, à une place fixe, et touche Tous les autres.
  2. Cliquez sur la règle d’une signature pour la modifier. Une règle compte une ou plusieurs lignes, qui doivent toutes être vraies :
    • Groupe est / n’est pas sales@yourcompany.com
    • Unité organisationnelle est sous /Sales (Google Workspace)
    • Service est / n’est pas Sales
    • Lieu est / n’est pas Berlin
    • Fonction contient Director
    • Domaine e-mail est yourcompany.de
    • Ces personnes sont jane@…, tom@…
    Seuls les champs fournis par votre annuaire sont proposés (Paramètres → Champs).
  3. Besoin d’un ou ? Créez une autre signature en dessous, avec la seconde condition ; l’ordre fait le reste.
  4. Utilisez ↑ et ↓ pour changer l’ordre. Une signature dont la règle ne correspond à personne, ou qu’une signature placée plus haut masque, est signalée.
  5. Une modification est enregistrée aussitôt et prend effet au prochain déploiement ; l’écran indique combien de personnes verraient leur signature changer.

Pourquoi Jane reçoit-elle celle-ci ? Collaborateurs → Jane → Pourquoi Jane reçoit « Ventes EMEA » : chaque règle dans l’ordre, indiquée comme correspondante, non correspondante ou non atteinte.

Modifier une signature dans l’éditeur de blocs

  1. Signatures → Design sur la ligne de la signature.
  2. Volet de gauche : les blocs, de haut en bas (Nom et fonction, Logo, Coordonnées, Réseaux sociaux, Texte, Séparateur, Espace, Badges, Mentions légales, Campagne, Mention Ascripto, HTML personnalisé). Faites-les glisser pour changer l’ordre ; Ajouter un bloc se trouve en dessous.
  3. Cliquez sur un bloc, à gauche ou sur le canevas ; ses réglages s’ouvrent à droite : disposition, contenu, alignement, Monter, Descendre, Retirer.
  4. Dans n’importe quel texte, tapez @ pour insérer un champ. Pour un champ vide chez certaines personnes, choisissez Omettre la ligne ou Afficher à la place ; le volet de droite indique combien de personnes n’ont pas de valeur.
  5. Quand rien n’est sélectionné, le volet de droite affiche Apparence de cette signature : police, taille et quatre couleurs, chacune réglée sur Celle de l’identité visuelle jusqu’à ce que vous lui donniez sa propre valeur.
  6. Aperçu en tant que (en bas à droite) : vous, la personne dont la fiche est la plus complète, quelqu’un à qui il manque des champs, ou n’importe qui, par son nom.
  7. La jauge (en bas à gauche) montre le poids de la signature par rapport à la limite. L’orange est un avertissement ; le rouge bloque la publication et nomme l’image à alléger.
  8. Les modifications s’enregistrent d’elles-mêmes (Brouillon · enregistré à 12:04). ⌘S enregistre tout de suite ; ⌘Z / ⇧⌘Z annulent et rétablissent sur l’ensemble du document.

Utiliser l’éditeur HTML (Business)

  1. Dans la barre supérieure de l’éditeur, Modifier en HTML…. Le volet de droite annonce d’abord ce que cela coûte : les blocs deviennent du HTML simple et perdent leurs réglages, la police et les couleurs sont écrites dans le HTML et ne suivent plus l’identité visuelle, et pour revenir en arrière, il faut restaurer une version antérieure.
  2. Visuel modifie le document sur place (@ insère toujours des champs) ; HTML et Texte brut sont des vues du code source ; Aperçu en affiche le rendu selon Aperçu en tant que. Les vues restent synchronisées quand vous passez de l’une à l’autre.
  3. Insérer, à gauche, ajoute des champs, des lignes toutes faites (nom et fonction, coordonnées, réseaux sociaux, séparateur, mentions légales, campagne) et des images de la médiathèque, chacun écrit dans un balisage compatible avec les e-mails.
  4. Style, dans le volet de droite, modifie l’élément sous le curseur : couleur, taille, gras, alignement, marge intérieure, largeur d’image.
  5. Le volet de droite liste aussi ce que le dernier enregistrement a dû retirer (scripts, balisage dangereux) et pourquoi.

Une signature HTML sur une offre sans éditeur HTML continue d’être déployée telle quelle ; elle ne peut simplement pas être modifiée tant que l’offre ne l’inclut pas.

Publier, et ce que ce n’est pas

Déployer

  1. Signatures → Déployer…, ou Les corriger sur une ligne de constat de la page Accueil, ou directement depuis Publier.
  2. Choisissez qui : les personnes de cette ligne de constat, les personnes qu’une signature touche, ou toutes les personnes couvertes par les signatures.
  3. Laissez Réécrire même les signatures à jour décoché, sauf si quelqu’un a modifié des signatures à la main : chaque boîte aux lettres est d’abord lue, et laissée telle quelle si elle porte déjà sa signature.
  4. Lisez le nombre et le délai, puis Déployer pour N personnes. La page affiche la progression et se termine par le bilan : écrites, déjà à jour, ignorées (personne suspendue, hors de vos domaines ou sans signature attribuée) et impossibles à écrire.
  5. Après le premier déploiement vérifié, les signatures des arrivants et celles touchées par un changement dans l’annuaire sont écrites automatiquement. Un changement de règle ou de design attend une vérification comme celle-ci.

Google Workspace uniquement : sur Microsoft 365, les signatures sont appliquées par le relais à la sortie des e-mails, il n’y a donc rien à déployer ; un design publié parvient au relais de lui-même.

  1. Dans l’éditeur, sur une ligne de coordonnées qui est un lien web, sur chaque lien de réseau social ou sur un lien d’un bloc de texte, cochez Compter les clics.
  2. Le lien passe alors par t.ascripto.com, avec un code par personne ; la version texte brut garde l’adresse telle quelle. Les clics apparaissent sous Clics, sur la ligne de la signature, et dans Campagnes → Liens.
  3. Les liens e-mail et téléphone ne peuvent pas être suivis.

Activer la ligne « Signature by Ascripto »

Ajoutez le bloc Mention Ascripto dans l’éditeur. Elle est désactivée par défaut, disponible avec les offres payantes, et ne s’active jamais d’elle-même.

Collaborateurs

Repérer les signatures non conformes

  1. Accueil → cliquez sur une ligne de constat ; Collaborateurs s’ouvre déjà filtré.
  2. Ou Collaborateurs → filtrez par statut (actif, suspendu, supprimé), par dernière vérification (conforme, non conforme, chaque constat, lecture impossible, non vérifié), par champ égal à une valeur, par signature ou par recherche. Chaque filtre figure dans la barre d’adresse : une liste filtrée peut donc être envoyée à un collègue.

Comprendre pourquoi une personne a telle signature

Collaborateurs → la personne → Détails. Trois cartes : ce que la dernière vérification a constaté (avec ce que l’annuaire prévoyait), Pourquoi cette personne reçoit « … » (chaque règle, dans l’ordre, avec son verdict), et ses champs, avec la valeur de l’annuaire à côté de chaque remplacement. Historique liste ce qui a été trouvé, vérifié, écrit et remplacé, du plus récent au plus ancien.

Remplacer un champ pour une personne

  1. Collaborateurs → la personne → Détails, repérez le champ, cliquez sur Remplacer (ou sur Modifier si le champ a déjà un remplacement).
  2. Saisissez la valeur (une par ligne pour un champ qui en accepte plusieurs), ou laissez-la vide pour ne rien afficher, volontairement, pour cette personne.
  3. Enregistrer le remplacement. L’annuaire ne peut pas l’écraser, et ce que dit l’annuaire reste affiché à côté. Effacez le remplacement pour revenir à l’annuaire.

Gérer les départs

Rien à faire. Une personne supprimée de votre annuaire passe dans une corbeille et n’est plus gérée : Ascripto n’écrit plus jamais dans sa boîte aux lettres et n’efface jamais ce qui s’y trouve. Elle ne coûte rien. Si elle est rajoutée pendant la durée de conservation (sept jours par défaut, modifiable dans Paramètres → Connexions jusqu’à un an), elle revient telle qu’elle était, remplacements et historique compris. Collaborateurs indique combien de personnes ont été supprimées récemment et propose Voir qui.

Lire l’annuaire maintenant

Paramètres → Connexions → Lire maintenant. Sinon, les modifications arrivent d’elles-mêmes : Google Workspace signale chacune dès qu’elle a lieu et est lu en entier toutes les heures ; pour Microsoft 365, les modifications sont lues chaque minute et l’annuaire complet une fois par jour.

Champs

Paramètres → Champs liste ce qu’une signature peut afficher avec @ et ce qu’une règle peut tester, dans l’ordre où l’éditeur les propose.

Médias

Configurer l’identité visuelle

  1. Médias → Identité visuelle. Six emplacements de logo : horizontal et carré, chacun avec une variante monochrome et une variante pour fond sombre. Importez un SVG ou un EPS si vous en avez un. La carte montre ce que le fichier est devenu (poids avant et après, dimensions).
  2. Police, taille et quatre couleurs (texte, secondaire, liens, séparateurs). La couleur secondaire est aussi celle des icônes sociales monochromes.
  3. Profils de l’entreprise : l’adresse de la page de votre entreprise sur chaque réseau. Le bloc Réseaux sociaux les utilise.
  4. Enregistrer l’identité visuelle. Toutes les signatures qui suivent l’identité visuelle sont mises à jour.

Importer et gérer les images

Campagnes (Business)

Lancer une campagne de bannières

  1. Campagnes → Nouvelle campagne, donnez-lui un nom.
  2. Bannière : choisissez-en une dans la médiathèque ou importez-en une. 600×100 à l’affichage ; un GIF animé reste animé, jusqu’à 200 Ko ; Outlook sous Windows n’en affiche que la première image.
  3. Ce que dit la bannière, pour qui ne peut pas la voir (texte alternatif).
  4. Où mène un clic (facultatif). Les paramètres UTM sont préremplis et modifiables ; l’adresse finale est affichée. Sans lien, la bannière est une simple image et seuls ses chargements sont comptés.
  5. Début et, si besoin, Fin, dans le fuseau horaire de votre espace de travail (indiqué sur la liste, avec Modifier).
  6. Qui la reçoit : les mêmes lignes de règle que pour les signatures. Sans aucune ligne, elle touche toutes les personnes que les campagnes placées au-dessus ne prennent pas. Les campagnes suivent la règle de la première correspondance, une bannière à la fois.
  7. Enregistrer, puis Programmer…. La vérification indique qui reçoit la bannière, à partir de quand, et lesquelles de ces personnes n’ont pas d’emplacement de campagne dans leur signature et ne voient donc rien. Une fois la vérification confirmée, la campagne est programmée.
  8. Un avertissement N personnes n’ont pas d’emplacement de campagne s’accompagne d’une correction : Ajouter un emplacement de campagne à X ouvre l’éditeur de cette signature avec le bloc déjà placé.

Tant que la campagne est en cours, Enregistrer précise qu’il réécrit les boîtes aux lettres qu’il modifie ; Terminer maintenant… retire la bannière ; Repasser en brouillon, Archiver et Supprimer apparaissent quand ils s’appliquent. Les liens des e-mails déjà envoyés continuent de fonctionner après la fin d’une campagne.

Lire les résultats

Une campagne commencée affiche Résultats au-dessus de son formulaire : Clics, Personnes touchées, Chargements de la bannière (estimation), puis les clics des scanners de sécurité et autres logiciels, ainsi que les clics tardifs, indiqués à part et jamais ajoutés au total. Une barre par jour, puis Par service, Par signature et Par personne. Campagnes → Liens liste chaque lien suivi sur 7, 30 et 90 jours.

Résultats par personne

Désactivés par défaut, car des clics par personne peuvent s’apparenter à une surveillance des salariés et, dans certains pays, exigent d’abord l’accord des représentants du personnel. Paramètres → Résultats : tout administrateur peut les activer ou les désactiver, en indiquant un motif conservé avec la modification. L’activation affiche les 90 derniers jours ; la désactivation supprime immédiatement tous les décomptes par personne.

Paramètres

Inviter ou retirer un administrateur

Paramètres → Équipe. Toutes les personnes de la liste peuvent modifier les signatures, voir l’écran Collaborateurs et inviter ou retirer des administrateurs ; seul le propriétaire ne peut pas être retiré. Inviter un administrateur demande une adresse e-mail professionnelle sur vos domaines (Google) ou dans votre organisation (Microsoft) ; le lien est valable sept jours et s’affiche aussi une fois, pour être copié. Retirer met fin immédiatement à l’accès de la personne et la déconnecte partout ; elle peut être invitée à nouveau. Activité du compte, en dessous, liste les connexions, les invitations, les retraits et les modifications de sécurité, du plus récent au plus ancien.

Vérifier ou refaire une autorisation

Paramètres → Connexions. La carte de l’annuaire indique quand il a été lu pour la dernière fois, pourquoi la dernière lecture a échoué le cas échéant, et propose Reconnecter quand c’est à vous de corriger (par exemple après avoir changé qui administre Google Workspace ou Microsoft 365). La carte Signatures Gmail indique si l’accès aux signatures est autorisé, rappelle les quatre étapes et propose Vérifier maintenant.

Faire passer les e-mails par Ascripto (Microsoft 365)

Paramètres → Acheminement. Détaillé étape par étape dans Prise en main : Microsoft 365.

Rechercher dans le journal des e-mails (Microsoft 365)

Paramètres → Acheminement → Journal des e-mails. Saisissez un expéditeur, un destinataire ou un Message-ID, puis Rechercher. Chaque message indique quand il est entré dans le relais, si la signature a été insérée (et sinon, pourquoi), et si Microsoft l’a accepté en retour (transmis, nouvelle tentative, rejeté). Les 10 derniers jours sont conservés. L’objet et le contenu des e-mails ne sont jamais stockés : ils ne peuvent donc pas être recherchés.

Démarrer un essai, choisir ou changer d’offre

Paramètres → Facturation (réservé au propriétaire) :

Offre Enterprise (un déploiement dédié dans la région Azure de votre choix, factures réglées par virement) et tarifs MSP : sales@ascripto.com.

Compte et sécurité

Sous vos initiales, en haut à droite → Compte et sécurité.

Le changement d’adresse e-mail et la suppression du compte ne sont pas encore en libre-service ; écrivez à hello@ascripto.com. Retirer un administrateur est une décision qui relève de l’espace de travail et se fait dans Paramètres → Équipe.

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