Où se trouvent vos données
Dernière mise à jour : 3 novembre 2026
Chaque lieu où Ascripto conserve ou traite les données de votre organisation, et d’où l’on peut y accéder. Cette page énonce des faits ; les engagements sont les annexes 2 et 3 de notre Accord de traitement des données, et lorsqu’elles changent, cette page change avec elles.
Où elles sont conservées
Le service fonctionne en un seul lieu : la région Germany West Central de Microsoft Azure, à Francfort, en Allemagne, au sein de la frontière de données de l’UE (EU Data Boundary) de Microsoft. Deux exceptions, toutes deux pour les e-mails que nous envoyons : notre propre serveur de messagerie à Amsterdam, aux Pays-Bas, et le service de messagerie de Microsoft, dont la localisation des données est l’Allemagne.
| Données | Lieu de conservation | Infrastructure |
|---|---|---|
| Votre annuaire et vos signatures : noms, adresses e-mail, fonctions, numéros de téléphone et les autres champs utilisés par vos signatures ; les signatures ; les constats d’audit ; les enregistrements du complément Outlook | Francfort, Allemagne | Microsoft (Azure) |
| Le journal des e-mails : adresses de l’expéditeur et des destinataires, Message-ID, date et heure et résultat de la remise des e-mails acheminés par notre relais | Francfort, Allemagne | Microsoft (Azure) |
| E-mails acheminés par notre relais (Microsoft 365) | Transitent par notre relais à Francfort, en Allemagne, puis reviennent vers votre locataire (tenant). Leur contenu n’est pas conservé | Microsoft (Azure) |
| Clics sur les liens suivis et chargements de bannières | Francfort, Allemagne | Microsoft (Azure) |
| Images de marque, servies aux clients de messagerie des destinataires | Francfort, Allemagne | Microsoft (Azure) |
| Comptes et connexion : noms, adresses e-mail, méthodes de connexion et sessions de vos administrateurs et utilisateurs, et l’enregistrement de ce qu’ils font ; l’enregistrement de ce que fait notre personnel | Francfort, Allemagne | Microsoft (Azure) |
| Jetons d’accès aux annuaires et clés | Azure Key Vault, Francfort, Allemagne | Microsoft (Azure) |
| Sauvegardes de tout ce qui précède, chaque nuit, conservées 30 jours | Francfort, Allemagne, et nulle part ailleurs | Microsoft (Azure) |
| E-mails que nous envoyons : codes de connexion, réinitialisations de mot de passe, invitations, notifications | Notre propre serveur de messagerie à Amsterdam, aux Pays-Bas ; s’il ne peut pas être joint, Azure Communication Services, localisation des données en Allemagne | Akamai (Linode) ; Microsoft |
| Notifications que notre relais envoie à un expéditeur au sujet d’un message qu’il n’a pas pu remettre | Azure Communication Services, localisation des données en Allemagne. Microsoft indique que les e-mails qu’il envoie peuvent transiter par d’autres zones géographiques ou y être traités | Microsoft |
| Journaux de nos serveurs, conservés 30 jours | Sur chaque serveur : Francfort, en Allemagne ; Amsterdam, aux Pays-Bas, pour le serveur de messagerie | Microsoft (Azure) ; Akamai (Linode) |
| Facturation : le nom et l’adresse e-mail du contact de facturation, les informations de facturation et ce qui a été facturé. Jamais l’identité de vos collaborateurs, seulement leur nombre | Stripe, Dublin, Irlande, comme le décrit notre politique de confidentialité | Stripe |
Google et Microsoft, dont vous connectez les plateformes, sont vos propres fournisseurs : votre annuaire et vos boîtes aux lettres restent là où les contrats qui vous lient à eux les conservent.
Qui peut y accéder, et d’où
- Ascripto est exploité depuis la Pologne, et les personnes qui le font fonctionner travaillent depuis l’Espace économique européen. Leur accès à vos données passe par une autorisation d’accès pour le support, limitée dans le temps, motivée, enregistrée et visible par vous (DPA, section 4).
- Le personnel de support de Microsoft situé hors de l’Espace économique européen peut y avoir un accès incident lorsqu’il nous assiste, en vertu des clauses contractuelles types figurant dans les conditions de traitement des données de Microsoft et, lorsque Microsoft est certifié, du cadre de protection des données UE–États-Unis (EU–US Data Privacy Framework). Les pays concernés ne peuvent pas être connus à l’avance ; Microsoft publie la liste de ses sous-traitants ultérieurs sur son Service Trust Portal.
- Le personnel et les sous-traitants ultérieurs d’Akamai situés hors de l’Espace économique européen peuvent avoir un accès incident au serveur de messagerie, en vertu des clauses contractuelles types figurant dans l’addendum d’Akamai relatif à la protection des données ; Akamai en publie la liste dans son Trust Center.
L’Accord de traitement des données nomme chaque sous-traitant ultérieur avant qu’il n’intervienne. Ses annexes 4 à 7 exposent ce que les lois du Japon, de la Corée du Sud, de Taïwan et de Hong Kong attendent de nous en qualité de votre sous-traitant.
Pour votre notice d’information
Les lois ci-dessous vous imposent, en qualité d’employeur, d’indiquer à vos collaborateurs où leurs données sont traitées. Ces paragraphes sont écrits pour que vous les adaptiez ; ils ne décrivent que la part d’Ascripto.
Japon (APPI)
Pour l’« environnement extérieur » que décrit votre notice (lignes directrices de la PPC, Q&A 10-25) :
Les données à caractère personnel de nos salariés utilisées pour les signatures mail sont traitées pour notre compte par Ascripto, exploité depuis la Pologne, sur des serveurs de Microsoft Azure à Francfort, en Allemagne ; les e-mails que le service envoie sont traités sur un serveur à Amsterdam, aux Pays-Bas. L’Allemagne, la Pologne et les Pays-Bas sont des États membres de l’Union européenne, dont la Commission de protection des informations personnelles (Personal Information Protection Commission) reconnaît le système de protection des informations personnelles comme équivalent à celui du Japon (règles d’application, article 15, paragraphe 1). Le personnel de support du prestataire situé hors de l’Union européenne peut y avoir un accès incident lorsqu’il l’assiste ; les pays concernés ne peuvent pas être identifiés à l’avance.
Corée du Sud (PIPA)
Les éléments que l’article 28-8, paragraphe 2, impose de mentionner dans votre politique de confidentialité (개인정보 처리방침) :
| Éléments | Noms, adresses e-mail, fonctions, services, numéros de téléphone et les autres champs de l’annuaire utilisés par nos signatures ; pour les e-mails acheminés par le relais, les adresses de l’expéditeur et des destinataires et les enregistrements de remise. Le contenu des messages transite sans être conservé. Aucun numéro d’enregistrement de résident ni aucune information de crédit |
|---|---|
| Où, quand, comment | Allemagne (Microsoft Azure, Francfort), et Pays-Bas pour les e-mails que le service envoie ; par des connexions chiffrées, en continu, à partir de la connexion de notre annuaire |
| Destinataire | Ascripto, privacy@ascripto.com |
| Finalité, conservation | Création, déploiement et audit de nos signatures mail, et ajout de celles-ci aux e-mails ; tant que la personne figure dans notre annuaire, puis suppression dans les délais prévus à l’annexe 1 de l’Accord de traitement des données d’Ascripto |
| Refus | Demandez à [votre contact pour la protection des données] de ne pas vous inclure : nous vous excluons alors de ce qu’Ascripto lit, et votre signature n’est plus gérée par lui |
La base juridique : l’article 28-8, paragraphe 1, point 5), la reconnaissance de l’Union européenne par la Commission de protection des informations personnelles le 16 septembre 2025.
Taïwan (PDPA)
Nous confions à Ascripto le traitement des noms, fonctions, coordonnées et autres champs de l’annuaire de nos salariés utilisés par nos signatures mail, pour la création et la gestion de ces signatures (loi sur la protection des données à caractère personnel, article 4). Ascripto les traite sur des serveurs de Microsoft Azure à Francfort, en Allemagne, et envoie des e-mails depuis un serveur à Amsterdam, aux Pays-Bas ; il est exploité depuis la Pologne.
Hong Kong (PDPO)
Les catégories de personnes auxquelles vos données à caractère personnel peuvent être transférées comprennent notre prestataire de signatures mail, Ascripto, qui les traite pour nous à Francfort, en Allemagne, et envoie des e-mails depuis Amsterdam, aux Pays-Bas.