Accord de traitement des données
Cette traduction est fournie pour votre commodité : seule la version anglaise fait foi.
Dernière mise à jour : 14 octobre 2026
Lorsque votre organisation connecte son annuaire, ses signatures et ses e-mails à Ascripto, nous traitons des données à caractère personnel pour votre compte. Le présent accord en précise les modalités, comme l’exige l’article 28 du règlement (UE) 2016/679, le règlement général sur la protection des données (le « RGPD »). Il fait partie intégrante de nos Conditions générales d’utilisation et ne nécessite aucune signature distincte.
1. Parties et rôles
Le client qui a accepté les Conditions générales d’utilisation est le responsable du traitement. Le sous-traitant est Andrii Koptiukh Software Developer, entreprise individuelle immatriculée au CEIDG (le registre polonais des entreprises), ul. Dąbska 20 lok. 39, 31-572 Kraków, Poland, NIP 5213970831, numéro de TVA intracommunautaire PL5213970831. Les termes définis dans le RGPD ont la même signification dans le présent accord. Lorsque le RGPD britannique (UK GDPR) s’applique, les références au RGPD l’incluent.
2. Objet, durée, nature et finalité
Nous traitons les données à caractère personnel du client uniquement pour vous fournir Ascripto : lecture de votre annuaire, audit et déploiement des signatures mail, ajout de signatures aux e-mails acheminés par notre relais, tenue du journal des e-mails, hébergement des éléments de marque, mesure des campagnes et assistance qui vous est fournie. La durée du traitement est celle des Conditions générales d’utilisation, augmentée de la période de suppression prévue à la section 10. Les catégories de données et de personnes concernées figurent à l’annexe 1.
3. Vos instructions
Nous ne traitons les données à caractère personnel du client que sur vos instructions documentées. Les Conditions générales d’utilisation, le présent accord, ainsi que votre configuration et votre utilisation du service constituent ces instructions. Si nous estimons qu’une instruction enfreint le droit de la protection des données, nous vous en informons. Si la loi nous impose de traiter des données d’une autre manière, nous vous en informons au préalable, sauf si la loi l’interdit.
4. Confidentialité
Toute personne que nous autorisons à traiter les données à caractère personnel du client est tenue à une obligation de confidentialité. Notre personnel n’accède pas aux données client, sauf au moyen d’une autorisation d’accès pour le support, limitée dans le temps, motivée, enregistrée et visible par vous.
5. Sécurité
Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à l’annexe 2 et veillons à ce qu’elles restent adaptées au risque à mesure que le service évolue. Nous pouvons les modifier à condition que le niveau global de protection ne diminue pas.
6. Sous-traitants ultérieurs
Vous nous accordez une autorisation générale de recourir aux sous-traitants ultérieurs figurant à l’annexe 3. Nous vous informons au moins 30 jours avant d’en ajouter ou d’en remplacer un, par e-mail au propriétaire de votre espace de travail et par la mise à jour de l’annexe 3. Si vous formulez une objection fondée sur des motifs raisonnables liés à la protection des données, nous en discuterons de bonne foi ; si nous ne parvenons pas à la résoudre, vous pouvez mettre fin au contrat pour le service concerné et ne plus rien payer pour celui-ci par la suite. Nous imposons à chaque sous-traitant ultérieur des obligations en matière de protection des données au moins aussi protectrices que celles-ci, et restons responsables envers vous de la manière dont ils s’en acquittent.
Google et Microsoft, dont vous connectez les plateformes, sont vos fournisseurs, et non nos sous-traitants ultérieurs.
7. Transferts internationaux
Les données à caractère personnel du client sont stockées et traitées dans l’Espace économique européen. Nous ne les transférons pas hors de l’EEE, sauf dans les cas indiqués à l’annexe 3, et alors uniquement au moyen d’un mécanisme de transfert licite, tel que les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou une décision d’adéquation.
8. Assistance
Compte tenu de la nature du traitement, nous vous aidons à répondre aux personnes concernées qui exercent leurs droits, principalement au moyen du service lui-même ; si une demande nous parvient directement, nous vous la transmettons dans les meilleurs délais et n’y répondons pas nous-mêmes, sauf si vous nous le demandez. Nous vous fournissons également les informations dont vous avez raisonnablement besoin pour les analyses d’impact relatives à la protection des données et les consultations d’une autorité de contrôle.
9. Violations de données à caractère personnel
Nous vous notifions toute violation de données à caractère personnel affectant les données à caractère personnel du client dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans les 48 heures, après en avoir pris connaissance. Nous vous communiquons ce que nous savons — sa nature, les données et les personnes susceptibles d’être concernées, ses conséquences probables, et les mesures prises ou proposées — et complétons ces informations à mesure que nous en apprenons davantage. Cette notification ne constitue pas une reconnaissance de faute.
10. Suppression et restitution
Lorsque les Conditions générales d’utilisation prennent fin, vous pouvez exporter vos données pendant 30 jours. Dans les 30 jours suivant l’expiration de ce délai, nous supprimons les données à caractère personnel du client, sauf si la loi nous impose de les conserver. Les sauvegardes sont effectuées chaque nuit, conservées 30 jours puis supprimées, et ne sont restaurées que pour rétablir le service.
11. Démonstration de la conformité et audits
Nous mettons à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord et répondons aux questionnaires de sécurité raisonnables. Si cela ne suffit pas, vous-même, ou un auditeur indépendant tenu à la confidentialité, pouvez auditer notre conformité une fois par an moyennant un préavis de 30 jours, pendant les heures ouvrables et sans perturber le service ni les données des autres clients, à vos frais. Une autorité de contrôle peut toujours procéder à un audit dans les conditions prévues par la loi.
12. Responsabilité et ordre de priorité
Les dispositions des Conditions générales d’utilisation relatives à la responsabilité s’appliquent au présent accord, sauf lorsque le RGPD en dispose autrement. En cas de contradiction entre le présent accord et les Conditions générales d’utilisation concernant le traitement des données à caractère personnel, le présent accord prévaut.
Annexe 1 — Personnes concernées et catégories de données
| Personnes concernées | Données à caractère personnel | Durée de conservation |
|---|---|---|
| Vos collaborateurs et les autres personnes figurant dans votre annuaire | Noms, adresses e-mail, identifiants d’annuaire et autres champs de l’annuaire utilisés par les signatures (tels que la fonction, le service, les numéros de téléphone, le bureau) ; les modifications qu’y apportent les administrateurs ; leurs signatures actuelles et approuvées ; les constats d’audit les concernant | Tant qu’elles figurent dans votre annuaire ; 7 jours dans la corbeille après en être sorties, ou selon votre paramétrage |
| Personnes de votre annuaire, avec une offre payante | Si chacune a été comptabilisée dans la facture du mois et quand elle l’a été pour la dernière fois : un message que notre relais a signé pour elle, ou sa signature écrite ou constatée à jour | 70 jours |
| Vos administrateurs et les utilisateurs d’Ascripto | Noms, adresses e-mail et actions qu’ils effectuent dans votre espace de travail | Audit des actions : 13 mois |
| Expéditeurs et destinataires des e-mails acheminés par notre relais | Adresses de l’expéditeur et des destinataires, Message-ID, date et heure, et résultat de la remise. Le contenu des messages transite sans être conservé | Consultables pendant 10 jours ; une archive que vous contrôlez peut les conserver plus longtemps |
| Destinataires qui cliquent sur un lien suivi ou chargent une bannière | L’événement, sa date et son heure, la campagne et l’expéditeur, le destinataire sous forme de hachage irréversible, et le type de client (navigateur, proxy de messagerie ou scanner). Aucune adresse IP n’est conservée | 90 jours ; totaux mensuels pendant 25 mois |
| Toute personne figurant dans vos éléments de marque | Images que vous importez, servies publiquement afin que les clients de messagerie des destinataires puissent les charger | Jusqu’à ce que vous les supprimiez |
Nous ne demandons aucune catégorie particulière de données à caractère personnel. N’en placez pas dans les signatures ni dans les champs de l’annuaire que lit Ascripto.
Annexe 2 — Mesures techniques et organisationnelles
- Localisation : le service fonctionne dans la région Germany West Central de Microsoft Azure (Frankfurt).
- Chiffrement : TLS pour tout le trafic à destination de nos services et entre eux ; données chiffrées au repos par la plateforme de stockage. Les e-mails échangés entre Exchange Online et notre relais utilisent TLS et sont authentifiés par certificat.
- Informations d’identification : les jetons d’annuaire, les clés de signature et les clés de compte de service sont conservés dans Azure Key Vault, et jamais dans une base de données ni dans le code. Les enregistrements d’un espace de travail n’en contiennent qu’une référence.
- Cloisonnement : les données de chaque espace de travail sont délimitées par son identifiant à chaque lecture et à chaque écriture. Les applications n’accèdent aux bases de données qu’au moyen de routines définies, jamais par un accès direct aux tables.
- Accès : l’accès du personnel requiert l’authentification multifacteur. L’accès aux données d’un client nécessite une autorisation d’accès pour le support, limitée dans le temps, motivée et enregistrée, visible par le client. L’accès à la production est limité aux personnes qui exploitent le service.
- Comptes : mots de passe conservés uniquement sous forme de hachages irréversibles ; seconds facteurs pris en charge pour chaque compte ; sessions répertoriées et révocables par leur titulaire.
- Minimisation : le relais ne conserve jamais le contenu ni l’objet des messages ; le suivi ne conserve aucune adresse IP ; l’accès aux annuaires Google et Microsoft se fait en lecture seule.
- Journalisation : les actions administratives effectuées dans un espace de travail et les actions du personnel sont consignées dans des journaux d’audit que ces actions elles-mêmes ne peuvent pas modifier.
- Résilience : l’état de chaque composant du service est surveillé ; les bases de données sont sauvegardées chaque nuit et les sauvegardes conservées 30 jours ; le comportement du relais lorsqu’il ne peut pas signer un e-mail est défini pour chaque espace de travail.
Annexe 3 — Sous-traitants ultérieurs
| Sous-traitant ultérieur | Prestation | Localisation |
|---|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Azure) | Hébergement : serveurs, bases de données, stockage, gestion des clés | Germany (Frankfurt) |
Les e-mails transactionnels sont envoyés par un serveur de messagerie que nous exploitons nous-mêmes, si bien qu’aucun sous-traitant ultérieur n’intervient. Notre prestataire de paiement, Stripe, reçoit le nombre de personnes facturées pour un espace de travail et jamais leur identité, de sorte qu’il ne traite aucune donnée à caractère personnel du client au titre du présent accord ; les données de facturation qu’il traite effectivement sont les nôtres, comme le décrit la politique de confidentialité.