Wo Ihre Daten liegen
Zuletzt geprüft am 3. November 2026
Jeder Ort, an dem Ascripto die Daten Ihrer Organisation speichert oder verarbeitet, und von wo aus darauf zugegriffen werden kann. Diese Seite nennt Tatsachen; die Zusagen stehen in den Anhängen 2 und 3 unseres Auftragsverarbeitungsvertrags, und wenn sie sich ändern, ändert sich diese Seite mit ihnen.
Wo sie gespeichert werden
Der Dienst läuft an einem Ort: in der Region Germany West Central von Microsoft Azure, in Frankfurt, Deutschland, innerhalb der EU Data Boundary von Microsoft. Zwei Ausnahmen, beide für E-Mails, die wir versenden: unser eigener E-Mail-Server in Amsterdam, Niederlande, und der E-Mail-Dienst von Microsoft, dessen Datenstandort Deutschland ist.
| Daten | Gespeichert in | Auf Infrastruktur von |
|---|---|---|
| Ihr Verzeichnis und Ihre Signaturen: Namen, E-Mail-Adressen, Positionen, Telefonnummern und die übrigen Felder, die Ihre Signaturen verwenden; die Signaturen; Audit-Befunde; die Aufzeichnungen des Outlook-Add-ins | Frankfurt, Deutschland | Microsoft (Azure) |
| Das Nachrichtenprotokoll: Absender- und Empfängeradressen, Nachrichten-ID, Zeitpunkt und Zustellergebnis von E-Mails über unser Relay | Frankfurt, Deutschland | Microsoft (Azure) |
| E-Mails über unser Relay (Microsoft 365) | Laufen durch unser Relay in Frankfurt, Deutschland, und zurück zu Ihrem Mandanten. Ihr Inhalt wird nicht gespeichert | Microsoft (Azure) |
| Klicks auf Tracking-Links und das Laden von Bannern | Frankfurt, Deutschland | Microsoft (Azure) |
| Markenbilder, ausgeliefert an die E-Mail-Programme der Empfänger | Frankfurt, Deutschland | Microsoft (Azure) |
| Konten und Anmeldung: Namen, E-Mail-Adressen, Anmeldemethoden und Sitzungen Ihrer Administratoren und Nutzer sowie die Aufzeichnung dessen, was sie tun; die Aufzeichnung dessen, was unsere Mitarbeitenden tun | Frankfurt, Deutschland | Microsoft (Azure) |
| Zugriffstoken für Verzeichnisse und Schlüssel | Azure Key Vault, Frankfurt, Deutschland | Microsoft (Azure) |
| Backups von alledem, jede Nacht, 30 Tage lang aufbewahrt | Frankfurt, Deutschland, und nirgendwo sonst | Microsoft (Azure) |
| E-Mails, die wir versenden: Anmeldecodes, Passwortzurücksetzungen, Einladungen, Hinweise | Unser eigener E-Mail-Server in Amsterdam, Niederlande; ist er nicht erreichbar, Azure Communication Services, Datenstandort Deutschland | Akamai (Linode); Microsoft |
| Hinweise, die unser Relay einem Absender über eine Nachricht sendet, die es nicht zustellen konnte | Azure Communication Services, Datenstandort Deutschland. Microsoft gibt an, dass E-Mails, die es versendet, andere geografische Regionen durchlaufen oder dort verarbeitet werden können | Microsoft |
| Die Protokolle unserer Server, 30 Tage lang aufbewahrt | Auf dem jeweiligen Server: Frankfurt, Deutschland; Amsterdam, Niederlande, beim E-Mail-Server | Microsoft (Azure); Akamai (Linode) |
| Abrechnung: Name und E-Mail-Adresse des Rechnungskontakts, die Rechnungsdaten, was berechnet wurde. Niemals, wer Ihre Leute sind, nur wie viele | Stripe, Dublin, Irland, wie in unserer Datenschutzerklärung beschrieben | Stripe |
Google und Microsoft, deren Plattformen Sie verbinden, sind Ihre eigenen Anbieter: Ihr Verzeichnis und Ihre Postfächer bleiben dort, wo Ihre Vereinbarungen mit ihnen sie halten.
Wer darauf zugreifen kann, und von wo
- Ascripto wird von Polen aus betrieben, und die Personen, die den Dienst betreiben, arbeiten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Auf Ihre Daten greifen sie nur über eine Support-Freigabe zu, die zeitlich begrenzt ist, eine Begründung enthält, protokolliert wird und für Sie sichtbar ist (AVV, Abschnitt 4).
- Support-Mitarbeitende von Microsoft außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums können gelegentlichen Zugriff haben, wenn sie uns unterstützen, auf Grundlage der Standardvertragsklauseln in den Datenverarbeitungsbedingungen von Microsoft und, soweit Microsoft zertifiziert ist, des EU-US-Datenschutzrahmens (Data Privacy Framework). Welche Länder das sein können, lässt sich nicht im Voraus wissen; Microsoft führt seine Unterauftragsverarbeiter in seinem Service Trust Portal auf.
- Mitarbeitende und Unterauftragsverarbeiter von Akamai außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums können gelegentlichen Zugriff auf den E-Mail-Server haben, auf Grundlage der Standardvertragsklauseln im Datenschutznachtrag von Akamai; Akamai führt sie in seinem Trust Center auf.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag nennt jeden Unterauftragsverarbeiter, bevor er seine Tätigkeit aufnimmt. Seine Anhänge 4 bis 7 legen dar, was die Gesetze Japans, Südkoreas, Taiwans und Hongkongs von uns als Ihrem Auftragsverarbeiter verlangen.
Für Ihre Datenschutzhinweise
Die folgenden Gesetze verpflichten Sie als Arbeitgeber, Ihren Leuten mitzuteilen, wo ihre Daten verarbeitet werden. Diese Absätze sind dafür geschrieben, dass Sie sie anpassen; sie beschreiben nur den Anteil von Ascripto.
Japan (APPI)
Für das „externe Umfeld“, das Ihre Hinweise beschreiben (PPC-Leitlinien, Q&A 10-25):
Die personenbezogenen Daten unserer Mitarbeitenden, die für E-Mail-Signaturen verwendet werden, verarbeitet in unserem Auftrag Ascripto, betrieben von Polen aus, auf Servern von Microsoft Azure in Frankfurt, Deutschland; E-Mails, die der Dienst versendet, werden auf einem Server in Amsterdam, Niederlande, verarbeitet. Deutschland, Polen und die Niederlande sind Mitgliedstaaten der Europäischen Union, deren System zum Schutz personenbezogener Informationen die Personal Information Protection Commission als dem japanischen gleichwertig anerkennt (Durchführungsbestimmungen, Artikel 15 Absatz 1). Support-Mitarbeitende des Dienstanbieters außerhalb der Europäischen Union können gelegentlichen Zugriff haben, wenn sie ihn unterstützen; welche Länder das sein können, lässt sich nicht im Voraus bestimmen.
Südkorea (PIPA)
Die Angaben, die Artikel 28-8 Absatz 2 für Ihre Datenschutzerklärung (개인정보 처리방침) verlangt:
| Datenelemente | Namen, E-Mail-Adressen, Positionen, Abteilungen, Telefonnummern und die übrigen Verzeichnisfelder, die unsere Signaturen verwenden; bei E-Mails über das Relay Absender- und Empfängeradressen und Zustelldatensätze. Nachrichteninhalte werden durchgeleitet und nicht gespeichert. Keine Einwohnerregistrierungsnummer und keine Kreditinformationen |
|---|---|
| Wo, wann, wie | Deutschland (Microsoft Azure, Frankfurt) und die Niederlande für E-Mails, die der Dienst versendet; über verschlüsselte Verbindungen, fortlaufend, ab der Verbindung unseres Verzeichnisses |
| Empfänger | Ascripto, privacy@ascripto.com |
| Zweck, Aufbewahrung | Erstellen, Bereitstellen und Prüfen unserer E-Mail-Signaturen und deren Hinzufügen zu E-Mails; solange die Person in unserem Verzeichnis ist, danach Löschung innerhalb der Fristen des Auftragsverarbeitungsvertrags von Ascripto, Anhang 1 |
| Ablehnung | Bitten Sie [Ihre Datenschutz-Kontaktstelle], Sie auszunehmen: Wir schließen Sie dann von dem aus, was Ascripto liest, und Ihre Signatur wird nicht mehr von ihm verwaltet |
Die Rechtsgrundlage: Artikel 28-8 Absatz 1 Nummer 5, die Anerkennung der Europäischen Union durch die Personal Information Protection Commission vom 16. September 2025.
Taiwan (PDPA)
Wir beauftragen Ascripto mit der Verarbeitung der Namen, Positionen, Kontaktdaten und der übrigen Verzeichnisfelder unserer Mitarbeitenden, die unsere E-Mail-Signaturen verwenden, zum Erstellen und Verwalten dieser Signaturen (Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten, Artikel 4). Ascripto verarbeitet sie auf Servern von Microsoft Azure in Frankfurt, Deutschland, und versendet E-Mails von einem Server in Amsterdam, Niederlande; betrieben wird es von Polen aus.
Hongkong (PDPO)
Zu den Kategorien von Personen, an die Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden können, gehört unser Anbieter für E-Mail-Signaturen, Ascripto, der sie für uns in Frankfurt, Deutschland, verarbeitet und E-Mails aus Amsterdam, Niederlande, versendet.