So erledigen Sie Aufgaben in Ascripto

Zuletzt geprüft am 19. Oktober 2026

Kurze Anleitungen, eine pro Aufgabe, gruppiert nach der Ansicht, in der sie erledigt wird. Die Navigation links hat sechs Bereiche: Startseite, Signaturen, Kampagnen, Personen, Assets, Einstellungen. Ihr eigenes Konto finden Sie unter Ihren Initialen oben rechts. ⌘K (oder Ctrl+K) öffnet eine Befehlspalette, mit der Sie überallhin springen.

Der Editor und Assets brauchen einen Bildschirm, der breiter als 900 Pixel ist. Alles andere, auch das Audit, Personen und das Bereitstellen, funktioniert auf dem Smartphone.

Signaturen

Eine Signatur erstellen

  1. Signaturen → Neue Signatur.
  2. Geben Sie ihr einen Namen, den man in einer Liste wiedererkennt: Sales EMEA, Support, Geschäftsleitung.
  3. Wählen Sie einen Ausgangspunkt:
    • Aus der Galerie – fünf Designs in Ihrem Brand Kit, dargestellt für eine Ihrer echten Personen.
    • Aus Gmail importieren – wählen Sie eine Person; Ascripto liest ihre aktuelle Gmail-Signatur, zeigt sie neben dem, was daraus wird, listet jeden Wert auf, den es einem Verzeichnisfeld zugeordnet hat, und sagt, was mit jedem Bild geschehen ist. Erfordert Signaturzugriff. Nur Google Workspace.
    • Mit HTML beginnen – Markup einfügen oder eine .html-Datei hochladen; öffnet den HTML-Editor (Business).
    • Eine Kopie – einer Ihrer Signaturen; das Design wird kopiert, die Zuordnung zu Personen nicht.
    • Leer – der Name der Person aus dem Verzeichnis, den Rest bauen Sie selbst.
  4. Erstellen und Editor öffnen. Die Signatur wird als Version 1 veröffentlicht und niemandem zugewiesen.

Festlegen, wer welche Signatur erhält

  1. Unter Signaturen steht bei jeder Signatur unter ihrem Namen eine Regel in Worten (Abteilung ist Sales) und die Zahl der Personen, die sie derzeit erreicht. Die Liste wird von oben nach unten geprüft; die erste passende Regel gilt; die Standardsignatur (Default) steht fest an letzter Stelle und erreicht Alle anderen.
  2. Klicken Sie auf die Regel einer Signatur, um sie zu bearbeiten. Eine Regel besteht aus einer oder mehreren Zeilen, die alle zutreffen müssen:
    • Gruppe ist / ist nicht sales@yourcompany.com
    • Organisationseinheit liegt unter /Sales (Google Workspace)
    • Abteilung ist / ist nicht Sales
    • Standort ist / ist nicht Berlin
    • Position enthält Director
    • E-Mail-Domain ist yourcompany.de
    • Diese Personen sind jane@…, tom@…
    Angeboten werden nur Felder, die Ihr Verzeichnis liefert (Einstellungen → Felder).
  3. Sie brauchen ein Oder? Legen Sie darunter eine weitere Signatur mit der zweiten Bedingung an; die Reihenfolge regelt den Rest.
  4. Mit ↑ und ↓ ändern Sie die Reihenfolge. Eine Signatur, auf die niemand passt oder die von einer höheren verdeckt wird, wird gekennzeichnet.
  5. Eine Änderung wird sofort gespeichert und mit der nächsten Bereitstellung wirksam; die Ansicht zeigt, bei wie vielen Personen sie die Signatur ändern würde.

Warum erhält Jane diese Signatur? Personen → Jane → Warum Jane „Sales EMEA“ erhält: jede Regel der Reihe nach, als zutreffend, nicht zutreffend oder nicht erreicht gekennzeichnet.

Eine Signatur im Signatur-Baukasten bearbeiten

  1. Signaturen → Gestalten in der Zeile der Signatur.
  2. Linker Bereich: die Blöcke von oben nach unten (Name und Position, Logo, Kontaktdaten, Social-Media-Links, Text, Trennlinie, Abstand, Badges, Haftungsausschluss, Kampagne, Namensnennung, Individuelles HTML). Ziehen Sie sie, um die Reihenfolge zu ändern; darunter Block hinzufügen.
  3. Klicken Sie links oder auf der Arbeitsfläche auf einen Block; rechts öffnen sich seine Einstellungen: Anordnung, Inhalt, Ausrichtung, Nach oben, Nach unten, Entfernen.
  4. Geben Sie in einem beliebigen Text @ ein, um ein Feld einzufügen. Für ein Feld, das bei manchen Personen leer ist, wählen Sie Zeile weglassen oder Stattdessen anzeigen; die Seitenleiste zeigt, wie viele Personen keinen Wert haben.
  5. Ist nichts ausgewählt, zeigt die Seitenleiste Aussehen dieser Signatur: Schrift, Größe und vier Farben, jeweils Aus dem Brand Kit, bis Sie eigene festlegen.
  6. Vorschau als (unten rechts): Sie selbst, die Person mit dem vollständigsten Eintrag, jemand mit fehlenden Feldern oder eine beliebige Person, gesucht nach Namen.
  7. Die Anzeige (unten links) vergleicht die Größe der Signatur mit dem Limit. Gelb ist eine Warnung; Rot verhindert das Veröffentlichen und nennt das Bild, das verkleinert werden muss.
  8. Änderungen werden automatisch gespeichert (Entwurf · gespeichert 12:04). ⌘S speichert sofort; ⌘Z / ⇧⌘Z machen Schritte im gesamten Dokument rückgängig bzw. wiederholen sie.

Den HTML-Editor verwenden (Business)

  1. In der oberen Leiste des Editors: Als HTML bearbeiten… Die Seitenleiste nennt zuerst die Folgen: Die Blöcke werden zu reinem HTML und verlieren ihre Einstellungen, Schrift und Farben werden ins HTML geschrieben und folgen nicht mehr dem Brand Kit, und der Weg zurück führt über das Wiederherstellen einer früheren Version.
  2. Visuell bearbeitet das Dokument direkt (@ fügt weiterhin Felder ein); HTML und Nur-Text sind Quelltextansichten; Vorschau stellt es für Vorschau als dar. Beim Wechseln bleiben die Ansichten synchron.
  3. Einfügen links fügt Felder, fertige Zeilen (Name und Position, Kontaktdaten, Social-Media-Links, Trennlinie, Haftungsausschluss, Kampagne) und Bilder aus der Bibliothek ein, jeweils in E-Mail-tauglichem Markup.
  4. Stil in der Seitenleiste bearbeitet, was gerade unter dem Cursor liegt: Farbe, Größe, Fettdruck, Ausrichtung, Innenabstand, Bildbreite.
  5. Die Seitenleiste listet außerdem auf, was beim letzten Speichern entfernt werden musste (Skripte, unsicheres Markup), und warum.

Eine HTML-Signatur wird in einem Tarif ohne HTML-Editor weiterhin unverändert bereitgestellt; sie lässt sich nur nicht bearbeiten, bis der Tarif ihn enthält.

Veröffentlichen – und was das nicht ist

Bereitstellen

  1. Signaturen → Bereitstellen… oder Beheben in einer Ursachenzeile der Startseite oder direkt aus dem Veröffentlichen heraus.
  2. Wählen Sie, wer: die Personen aus dieser Ursachenzeile, die Personen, die eine Signatur erreicht, oder alle, die die Signaturen abdecken.
  3. Lassen Sie Auch aktuelle Signaturen neu schreiben deaktiviert, es sei denn, jemand hat Signaturen von Hand bearbeitet: Jedes Postfach wird zuerst gelesen und nicht angetastet, wenn es seine Signatur bereits enthält.
  4. Prüfen Sie Anzahl und Dauer, dann Für N Personen bereitstellen. Die Seite zeigt den Fortschritt und endet mit: geschrieben, bereits aktuell, übersprungen (gesperrt, außerhalb Ihrer Domains oder ohne zugewiesene Signatur) und konnte nicht geschrieben werden.
  5. Nach der ersten geprüften Bereitstellung werden neue Mitarbeitende und Änderungen im Verzeichnis automatisch geschrieben. Eine Änderung an einer Regel oder am Design wartet auf eine Überprüfung wie diese.

Nur Google Workspace: Bei Microsoft 365 fügt das Relay die Signaturen beim Versand der E-Mails ein, es gibt also nichts bereitzustellen; ein veröffentlichtes Design erreicht das Relay von selbst.

  1. Aktivieren Sie im Editor Klicks zählen bei einer Kontaktzeile, die ein Weblink ist, bei jedem Social-Media-Link oder bei einem Link in einem Textblock.
  2. Der Link läuft dann über t.ascripto.com, mit einem Code pro Person; die Nur-Text-Version behält die reine Adresse. Klicks erscheinen unter Klicks in der Zeile der Signatur und unter Kampagnen → Links.
  3. E-Mail- und Telefonlinks lassen sich nicht erfassen.

Die Zeile „Signature by Ascripto“ einschalten

Fügen Sie im Editor den Block Namensnennung hinzu. Die Zeile ist standardmäßig aus, in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar und schaltet sich nie von selbst ein.

Personen

Herausfinden, wer nicht markenkonform ist

  1. Startseite → auf eine Ursachenzeile klicken; Personen öffnet sich bereits gefiltert.
  2. Oder Personen → nach Status filtern (aktiv, gesperrt, entfernt), nach der letzten Prüfung (markenkonform, nicht markenkonform, jeder einzelne Befund, konnte nicht gelesen werden, nicht geprüft), nach einem Feld mit einem bestimmten Wert, nach Signatur oder per Suche. Jeder Filter steht in der Adresszeile, sodass Sie eine gefilterte Liste an jemanden aus Ihrem Team senden können.

Nachvollziehen, warum jemand eine bestimmte Signatur hat

Personen → die Person → Details. Drei Karten: was die letzte Prüfung ergeben hat (mit dem, was laut Verzeichnis zu erwarten war), Warum sie „…“ erhält (jede Regel der Reihe nach, mit ihrem Ergebnis) und ihre Felder, mit dem Wert aus dem Verzeichnis neben jeder Überschreibung. Verlauf listet die Ereignisse gefunden, geprüft, geschrieben und überschrieben auf, die neuesten zuerst.

Ein Feld für eine einzelne Person überschreiben

  1. Personen → die Person → Details, suchen Sie das Feld und klicken Sie auf Überschreiben (oder auf Ändern, wenn es bereits überschrieben ist).
  2. Geben Sie den Wert ein (einen pro Zeile bei einem Feld, das mehrere aufnimmt), oder lassen Sie es leer, um bei dieser Person bewusst nichts anzuzeigen.
  3. Überschreibung speichern. Das Verzeichnis kann sie nicht überschreiben, und der Wert aus dem Verzeichnis bleibt daneben sichtbar. Heben Sie die Überschreibung auf, um zum Verzeichnis zurückzukehren.

Mit ausgeschiedenen Mitarbeitenden umgehen

Sie müssen nichts tun. Wer aus Ihrem Verzeichnis entfernt wird, kommt in einen Papierkorb und wird nicht mehr verwaltet: Ascripto schreibt nie wieder in das Postfach und löscht auch nicht, was dort steht. Diese Personen kosten nichts. Werden sie innerhalb der Aufbewahrungsfrist wieder hinzugefügt (standardmäßig 7 Tage, unter Einstellungen → Verbindungen auf bis zu ein Jahr änderbar), kommen sie unverändert zurück, einschließlich Überschreibungen und Verlauf. Unter Personen sehen Sie, wie viele kürzlich entfernt wurden, und über Anzeigen, wer.

Das Verzeichnis jetzt einlesen

Einstellungen → Verbindungen → Jetzt einlesen. Ansonsten kommen Änderungen von selbst: Google Workspace meldet jede, sobald sie geschieht, und wird stündlich vollständig eingelesen; bei Microsoft 365 werden Änderungen jede Minute gelesen und das gesamte Verzeichnis einmal täglich.

Felder

Einstellungen → Felder listet auf, was eine Signatur mit @ anzeigen und eine Regel prüfen kann, in der Reihenfolge, in der der Editor es anbietet.

Assets

Das Brand Kit einrichten

  1. Assets → Brand Kit. Sechs Logoplätze: horizontal und quadratisch, jeweils mit einer einfarbigen Variante und einer für dunkle Hintergründe. Laden Sie eine SVG- oder EPS-Datei hoch, wenn Sie eine haben. Die Karte zeigt, was aus der Datei geworden ist (Größe vorher und nachher, Abmessungen).
  2. Schrift, Größe und vier Farben (Text, gedämpft, Links, Trennlinien). Die gedämpfte Farbe ist auch die der einfarbigen Social-Media-Symbole.
  3. Unternehmensprofile: die Adresse Ihrer Unternehmensseite in jedem Netzwerk. Der Block Social-Media-Links verwendet sie.
  4. Kit speichern. Jede Signatur, die dem Kit folgt, wird auf den neuesten Stand gebracht.

Bilder hochladen und verwalten

Kampagnen (Business)

Eine Bannerkampagne durchführen

  1. Kampagnen → Neue Kampagne, geben Sie ihr einen Namen.
  2. Banner: Wählen Sie eines aus der Bibliothek oder laden Sie eines hoch. Angezeigt wird es in 600 × 100; ein animiertes GIF bis 200 KB bleibt animiert; Outlook unter Windows zeigt nur das erste Einzelbild.
  3. Was das Banner aussagt, für alle, die es nicht sehen können (Alternativtext).
  4. Wohin ein Klick führt (optional). UTM-Parameter werden ausgefüllt und lassen sich bearbeiten; die endgültige Adresse wird angezeigt. Ohne Link ist das Banner ein Bild, und nur seine Abrufe werden gezählt.
  5. Beginn und optional Ende, in der Zeitzone Ihres Workspace (in der Liste angezeigt, mit Ändern).
  6. Wer sie erhält: dieselben Regelzeilen wie bei Signaturen. Ohne Zeilen geht sie an alle, die keine der Kampagnen darüber erhalten. Bei Kampagnen gilt die erste passende; es wird jeweils nur ein Banner gezeigt.
  7. Speichern, dann Planen… Die Überprüfung zeigt, wer das Banner ab wann erhält und wer davon keinen Kampagnenplatz in der Signatur hat und nichts sieht. Mit der Bestätigung wird die Kampagne geplant.
  8. Neben der Warnung N Personen haben keinen Kampagnenplatz steht die Lösung: Kampagnenplatz zu X hinzufügen öffnet den Editor dieser Signatur mit dem bereits eingefügten Block.

Solange die Kampagne läuft, weist Speichern darauf hin, dass es die betroffenen Postfächer neu schreibt; Jetzt beenden… entfernt das Banner; Zurück zum Entwurf, Archivieren und Löschen erscheinen, wo sie infrage kommen. Links in bereits gesendeten E-Mails funktionieren auch nach dem Ende einer Kampagne weiter.

Die Ergebnisse lesen

Eine gestartete Kampagne zeigt über ihrem Formular Ergebnisse: Klicks, Erreichte Personen, Bannerabrufe (Schätzung), dann Klicks durch Sicherheitsscanner und andere Software sowie späte Klicks, getrennt ausgewiesen und nie hinzugerechnet. Ein Balken pro Tag, dann Nach Abteilung, Nach Signatur und Nach Person. Kampagnen → Links listet jeden erfassten Link mit 7, 30 und 90 Tagen auf.

Ergebnisse pro Person

Standardmäßig aus, denn Klicks pro Person können als Überwachung von Mitarbeitenden verstanden werden und erfordern in manchen Ländern vorher die Zustimmung des Betriebsrats. Einstellungen → Ergebnisse: Alle Administratoren können sie ein- oder ausschalten, mit einer Begründung, die zusammen mit der Änderung gespeichert wird. Beim Einschalten werden die letzten 90 Tage angezeigt; beim Ausschalten werden alle Zählungen pro Person sofort gelöscht.

Einstellungen

Einen Administrator einladen oder entfernen

Einstellungen → Team. Alle hier Aufgeführten können Signaturen ändern, Personen einsehen und Administratoren einladen oder entfernen; nur der Inhaber kann nicht entfernt werden. Administrator einladen nimmt eine geschäftliche E-Mail-Adresse unter Ihren Domains (Google) oder in Ihrer Organisation (Microsoft) an; der Link ist sieben Tage gültig und wird außerdem einmal zum Kopieren angezeigt. Entfernen beendet den Zugriff sofort und meldet die Person überall ab; sie kann erneut eingeladen werden. Kontoaktivität darunter listet Anmeldungen, Einladungen, Entfernungen und Sicherheitsänderungen auf, die neuesten zuerst.

Eine Berechtigung prüfen oder erneut erteilen

Einstellungen → Verbindungen. Die Verzeichniskarte zeigt, wann das Verzeichnis zuletzt eingelesen wurde, warum das letzte Einlesen fehlgeschlagen ist, falls es fehlschlug, und Erneut verbinden, wenn die Behebung bei Ihnen liegt (zum Beispiel, nachdem sich geändert hat, wer Google Workspace oder Microsoft 365 administriert). Die Karte Gmail-Signaturen zeigt, ob der Signaturzugriff erlaubt ist, noch einmal die vier Schritte und Jetzt prüfen.

E-Mails über Ascripto leiten (Microsoft 365)

Einstellungen → Zustellung. Schritt für Schritt beschrieben in Erste Schritte mit Microsoft 365.

Das Nachrichtenprotokoll durchsuchen (Microsoft 365)

Einstellungen → Zustellung → Nachrichtenprotokoll. Geben Sie einen Absender, einen Empfänger oder eine Nachrichten-ID ein und klicken Sie auf Suchen. Zu jeder Nachricht sehen Sie, wann sie ins Relay gelangt ist, ob die Signatur eingefügt wurde (und falls nicht, warum) und ob Microsoft sie wieder angenommen hat (weitergesendet, wird erneut versucht, unzustellbar). Die letzten 10 Tage werden aufbewahrt. Betreff und Inhalt von E-Mails werden nie gespeichert und lassen sich daher nicht durchsuchen.

Testzeitraum starten, Tarif wählen oder wechseln

Einstellungen → Abrechnung (der Inhaber):

Enterprise (eine eigene Instanz in der Azure-Region Ihrer Wahl, Rechnungen per Überweisung) und Preise für MSPs: sales@ascripto.com.

Konto und Sicherheit

Unter Ihren Initialen oben rechts → Konto und Sicherheit.

Das Ändern der E-Mail-Adresse und das Löschen des Kontos können Sie noch nicht selbst erledigen; schreiben Sie an hello@ascripto.com. Das Entfernen eines Administrators ist eine Entscheidung des Workspace und findet unter Einstellungen → Team statt.

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