Erste Schritte mit Ascripto für Google Workspace

Zuletzt geprüft am 19. Oktober 2026

Ascripto liest die E-Mail-Signaturen, die Ihre Mitarbeitenden tatsächlich versenden, zeigt Ihnen, wer nicht markenkonform ist und warum, und schreibt in einem kostenpflichtigen Tarif die richtige Signatur in das Gmail-Konto jeder Person. Es wird nichts installiert, an der Zustellung Ihrer E-Mails ändert sich nichts, und das Audit ist unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens kostenlos.

Zeitaufwand: etwa zehn Minuten Ihrer Zeit, dazu eine Einstellung, die ein Super Admin in Google Workspace einmalig vornimmt.

Sie benötigen:

• Ein Google-Arbeitskonto unter der Domain Ihres Unternehmens (ein privates @gmail.com-Konto reicht nicht).
• Einen Google Workspace-Administrator, der das Verzeichnis verbindet. Das können Sie selbst sein.
• Einen Super Admin in Google Workspace, der den Signaturzugriff zulässt. Auch das können Sie selbst sein. Falls nicht, können Sie dieser Person die genauen Schritte senden; sie braucht kein Ascripto-Konto.

Der gesamte Ablauf

1. Anmelden und Workspace erstellen.
2. Verzeichnis verbinden, damit Ascripto weiß, wer in Ihrem Unternehmen arbeitet.
3. Signaturzugriff zulassen, damit Ascripto die Gmail-Signatur jeder Person lesen kann.
4. Audit lesen. Das ist kostenlos, und es wird nichts geändert.
5. Festlegen, wie die Signatur jeder Person aussehen soll.
6. Einen 14-tägigen Testzeitraum starten oder einen Tarif wählen.
7. Bereitstellen.

Die Schritte 1 bis 4 dauern wenige Minuten. Schritt 5 dauert so lange, wie Sie sich für das Design Zeit nehmen möchten.

Schritt 1 – Anmelden und Workspace erstellen

1. Öffnen Sie app.ascripto.com und klicken Sie auf Mit Google fortfahren.
2. Wählen Sie Ihr Arbeitskonto aus.
3. Sie sehen Ascripto für yourcompany.com einrichten. Ein Workspace ist der Ort, an dem die E-Mail-Signaturen Ihres Unternehmens geprüft und verwaltet werden. Lesen Sie die drei aufgeführten Schritte, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, mit dem Sie die Nutzungsbedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag im Namen Ihres Unternehmens akzeptieren, und klicken Sie auf Workspace erstellen.

Sie sind jetzt Inhaber des Workspace. Weitere Administratoren können Sie später unter Einstellungen → Team einladen.

Falls Sie etwas anderes sehen:

• Ascripto benötigt ein Arbeitskonto – Sie haben sich mit einem privaten Konto angemeldet. Klicken Sie auf Mit einem Arbeitskonto anmelden und wählen Sie das Konto unter der Domain Ihres Unternehmens.
• yourcompany.com nutzt Ascripto bereits – jemand aus Ihrem Unternehmen hat Ihr Verzeichnis bereits mit einem Workspace verbunden. Bitten Sie diese Person, Sie einzuladen (Einstellungen → Team → Administrator einladen), statt einen zweiten Workspace anzulegen.

Schritt 2 – Verzeichnis verbinden

Auf der Seite Willkommen bei Ascripto ist Schritt 2 Google Workspace verbinden.

1. Klicken Sie auf Google Workspace verbinden. Eine Seite auf auth.ascripto.com nennt genau, was gelesen wird: Ihre Mitarbeitenden, deren Positionen und Telefonnummern sowie die bestätigten Domains Ihres Unternehmens. Nur Lesezugriff: Bei Google wird nichts geschrieben.
2. Wechseln Sie zu Google und klicken Sie auf Zulassen.
3. Zurück in Ascripto zeigt der Schritt Verbunden, dann Ihr Verzeichnis wird eingelesen… bisher 20 Personen, wobei die Namen erscheinen, sobald sie gefunden werden, und schließlich ein Häkchen mit der Anzahl.

Ab jetzt meldet Google Ascripto jede Änderung am Verzeichnis, sobald sie geschieht, und zusätzlich wird das gesamte Verzeichnis stündlich eingelesen. Sie können das auch jederzeit selbst anstoßen: Einstellungen → Verbindungen → Jetzt einlesen.

Falls Google ablehnt: Dieses Google-Konto kann Ihr Verzeichnis nicht lesen bedeutet, dass Ihr Konto kein Google Workspace-Administratorkonto ist. Melden Sie sich entweder mit einem solchen Konto bei Google an oder klicken Sie auf Kein Google Workspace-Administrator? Administrator einladen und geben Sie die geschäftliche E-Mail-Adresse der Person ein. Die Person erhält einen Link (sieben Tage gültig), über den sie Ihrem Workspace als Administrator beitritt und die Verbindung herstellen kann. Sie können den Link auch kopieren und selbst senden.

Schritt 3 – Signaturzugriff zulassen

Ascripto liest die Gmail-Signatur jeder Person über ein Google-Dienstkonto, das ein Super Admin einmalig für Ihre gesamte Domain zulässt. Google bietet diese Berechtigung nicht als reinen Lesezugriff an, daher erlaubt sie auch das Aktualisieren von Signaturen. Das Audit liest nur; geändert wird erst, wenn Sie bereitstellen.

Schritt 3 auf der Willkommensseite zeigt vier nummerierte Schritte; die beiden Werte, die Sie brauchen, stehen jeweils neben einer Schaltfläche Kopieren. Ein Super Admin geht so vor:

1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole Sicherheit → Zugriffs- und Datenkontrolle → API-Steuerung → Domainweite Delegierung verwalten (die Seite verlinkt direkt dorthin).
2. Klicken Sie auf Neu hinzufügen und fügen Sie die in Ascripto angezeigte Client-ID ein.
3. Fügen Sie den in Ascripto angezeigten OAuth-Bereich genau so ein, wie er angezeigt wird.
4. Klicken Sie auf Autorisieren.

Solange die Seite geöffnet ist, prüft Ascripto alle 20 Sekunden und erneut, wenn Sie zum Tab zurückkehren. Außerdem gibt es die Schaltfläche Jetzt prüfen. Google kann einige Minuten brauchen, bis die Einstellung greift; bis dahin zeigt die Seite Noch nicht zugelassen. Sobald der Zugriff erkannt wird, wechselt die Seite zur Startseite, und Ihr erstes Audit läuft bereits.

Kein Super Admin? Klicken Sie auf Diese Schritte kopieren und senden Sie sie an einen Super Admin. Diese Person braucht kein Ascripto-Konto; Client-ID und Bereich stehen im Text.

Schritt 4 – Audit lesen

Die Startseite zeigt das Audit. Beim ersten Durchlauf erscheint Signaturen werden gelesen… 12 von 47 mit einem Fortschrittsbalken; danach zeigt der Balken den Anteil nicht markenkonformer und markenkonformer Personen, darunter eine Zeile je Ursache:

• ganz ohne Signatur
• ohne ihren Namen in der Signatur
• ohne die Position aus Ihrem Verzeichnis
• ohne die geschäftliche Telefonnummer aus Ihrem Verzeichnis
• ohne Logo
• Postfächer konnten nicht gelesen werden und werden daher nicht gezählt (separat angezeigt; ein Postfach, das Ascripto nicht öffnen konnte, sagt nichts über die Signatur einer Person aus)

Jede Zeile verlinkt genau diese Personen auf der Seite Personen, zusammen mit dem, was laut Verzeichnis dort hätte stehen sollen. Das Audit läuft einmal täglich von selbst; Erneut prüfen startet es sofort. Zuletzt geprüft zeigt immer, wie alt die Zahlen sind.

Lesen Sie „Was wir genau prüfen – und was wir nicht prüfen können.“ Der Link öffnet einen Bereich neben den Zahlen. Kurz gesagt: Ascripto prüft bei der Signatur, die Gmail für neue Nachrichten verwendet, den Wortlaut, die Bilder und die Links. Nicht sichtbar sind die separate Signatur, die jemand eventuell für Antworten und Weiterleitungen gewählt hat, und eine „Mobile Signatur“, die in der Gmail-App auf einem Smartphone eingestellt ist; Schriftarten, Schriftgrößen und Farben bewertet Ascripto nicht. Wer Ihre Signatur beibehält und die eigene Mobilnummer ergänzt, ist trotzdem markenkonform.

Bis hierhin wurden Sie nur um zwei Berechtigungen gebeten, und in keinem Postfach wurde etwas geändert. Hier endet der kostenlose Tarif, und Sie entscheiden.

Schritt 5 – Festlegen, wie die Signatur jeder Person aussehen soll

Drei Stellen sind wichtig, und all das geht auch im kostenlosen Tarif.

Assets → Brand Kit. Laden Sie Ihr Logo hoch (SVG oder EPS ergeben das schärfste Ergebnis; PNG geht auch), wählen Sie eine Schriftart und vier Farben und geben Sie die Profillinks Ihres Unternehmens ein (LinkedIn und andere). Jede Signatur folgt dem Brand Kit, sofern Sie ihr kein eigenes Aussehen geben; ein neues Logo hier ändert es also überall.

Signaturen. Beim ersten Besuch werden Sie nach Ihrem Firmennamen gefragt, weil das Verzeichnis ihn nicht enthält und er hinter der Position jeder Person steht. Eine Signatur namens Default deckt bereits alle ab, deshalb zeigt der Abdeckungsbalken von Anfang an Alle sind abgedeckt. Für eine eigene Signatur für eine Gruppe von Personen klicken Sie auf Neue Signatur, geben ihr einen Namen und wählen, womit Sie beginnen:

• Aus der Galerie – fünf Designs von uns, in Ihrem Brand Kit und für eine echte Person aus Ihrem Unternehmen dargestellt.
• Aus Gmail importieren – die vorhandene Signatur einer Person aus Ihrem Team lesen und in eine verwaltete Signatur umwandeln; jeder Wert, der mit dem Verzeichnis übereinstimmt, wird zu einem Feld.
• Mit HTML beginnen – vorhandenes Markup einfügen oder hochladen (Tarif Business).
• Eine Kopie – einer vorhandenen Signatur.
• Leer.

Dann Wer sie erhält: Regeln wie Abteilung ist Vertrieb oder Gruppe ist sales@yourcompany.com, von oben nach unten geprüft; die erste passende Regel gilt, Default zuletzt. Die Seite zeigt, wie viele Personen jede Signatur erreicht, und warnt vor einer Regel, auf die niemand passt.

Der Editor. Was Sie sehen, ist die echte Signatur einer echten Person; mit Vorschau als wechseln Sie zu einer beliebigen Person, zur Person mit dem vollständigsten Eintrag oder zu jemandem mit fehlenden Feldern. Geben Sie in einem beliebigen Text @ ein, um ein Feld einzufügen (Name, Position, Telefon usw.). Ist ein Feld bei jemandem leer, kann seine Zeile entfallen oder stattdessen etwas anderes zeigen. Die Anzeige unten vergleicht die Größe der Signatur mit der Grenze, mit der jedes E-Mail-Programm gut zurechtkommt. Änderungen werden automatisch gespeichert; Veröffentlichen erstellt eine Version.

Bis Schritt 7 gelangt nichts in ein Postfach. Im kostenlosen Tarif können Sie alles erstellen und in der Vorschau ansehen, aber nichts bereitstellen.

Schritt 6 – Testzeitraum starten oder Tarif wählen

Das erledigt der Inhaber des Workspace unter Einstellungen → Abrechnung.

• Business 14 Tage kostenlos testen. Keine Karte nötig. Ein Testzeitraum pro Workspace. Für den Testzeitraum wird nichts berechnet. Hinterlegen Sie vor dessen Ende unter Abrechnung verwalten eine Zahlungsmethode, um einen Tarif zu behalten; andernfalls fällt der Workspace auf das kostenlose Audit zurück, und Ascripto schreibt keine Signaturen mehr.
• Team oder Business wählen. Sie wählen ein Rechnungsland (das legt Euro oder Dollar fest) und zahlen dann auf der Seite von Stripe per Karte oder SEPA-Lastschrift. Abgerechnet wird am Ende jedes Monats für die Nutzer dieses Monats; die kleinste Rechnung beträgt 9 € bzw. 9 $.

Als Nutzer zählt jede Person, deren Gmail-Konto im Laufe des Monats irgendwann Ihre aktuelle Signatur trug. Ausgeschiedene Mitarbeitende, Personen, für die Sie nie eine Signatur bereitgestellt haben, und gemeinsam genutzte Postfächer, aus denen niemand sendet, kosten nichts. Den bisherigen Stand des Monats sehen Sie den ganzen Monat über auf derselben Seite. Preise und Tarifübersicht finden Sie unter ascripto.com/de/pricing/.

Schritt 7 – Bereitstellen

Zwei Einstiege, eine Prüfseite:

• Auf der Startseite trägt jede Ursachenzeile, die eine Bereitstellung behebt, die Schaltfläche Beheben.
• Auf der Seite Signaturen: Bereitstellen…

Bevor etwas geschieht, zeigt die Prüfseite, wer eine neue Signatur erhält: die Personen aus dieser Ursachenzeile, die Personen, die von einer Signatur erreicht werden, oder alle, die von den Signaturen abgedeckt sind. Jedes Postfach wird zuerst gelesen und bleibt unverändert, wenn es seine Signatur bereits trägt; aktivieren Sie Auch aktuelle Signaturen neu schreiben für Signaturen, die jemand von Hand bearbeitet hat. Die Seite nennt die Anzahl und die Dauer (jede Signatur ist aktiv, sobald sie geschrieben ist, rund zwanzig pro Sekunde). Klicken Sie auf Für N Personen bereitstellen und verfolgen Sie den Fortschritt bis zum Ende.

Nach dieser ersten geprüften Bereitstellung erhalten neue Personen und Personen, deren Verzeichniseintrag sich ändert, ihre Signatur automatisch. Eine Änderung an einer Regel oder einem Design wartet weiterhin auf eine solche Prüfung; bis Sie sie ausführen, zeigt die Seite Signaturen Die Signatur von N Personen ändert sich mit der nächsten Bereitstellung.

Was Ihre Mitarbeitenden bemerken. Die Signatur ist eine normale Gmail-Signatur: Ihre Mitarbeitenden sehen sie beim Verfassen, sie steht in ihrem Ordner „Gesendet“, und sie erscheint in der Gmail-App auf ihrem Smartphone, sofern dort in der App keine „Mobile Signatur“ eingestellt ist. In Gmail kann jede Person für Antworten und Weiterleitungen eine andere Signatur wählen; diese Entscheidung bleibt bei ihr. Mitarbeitende können die Signatur auch wieder zurückändern – deshalb läuft das Audit weiter: Die Startseite zeigt Ihnen, wenn das jemand tut, und Beheben bringt es wieder in Ordnung.

Danach

• Täglich: Das Audit läuft; die Startseite zeigt das Ergebnis und wann es zuletzt lief.
• In ein bis zwei Minuten nach einer Änderung in Google Workspace: Neue Personen erhalten eine Signatur, geänderte Positionen werden aktualisiert.
• Stündlich: Das gesamte Verzeichnis wird eingelesen, falls eine Änderung verloren ging.
• Einstellungen → Verbindungen zeigt beide Berechtigungen; dort können Sie erneut prüfen oder erneut verbinden.
• Unter Einstellungen → Team laden Sie einen weiteren Administrator ein oder sehen, wer was getan hat.

Ascripto verlassen: Einstellungen → Abrechnung → Abrechnung verwalten → kündigen (der Tarif läuft bis zum Monatsende). Entfernen Sie dann die beiden Berechtigungen bei Google: die Zustimmung für das Verzeichnis (Google-Konto des Administrators → Verknüpfte Apps, myaccount.google.com/linkedapps) und den Eintrag für die domainweite Delegierung (Admin-Konsole → API-Steuerung → Domainweite Delegierung verwalten → Client löschen). Signaturen, die bereits in den Gmail-Konten der Personen stehen, bleiben unverändert. Ihre Daten können 30 Tage lang exportiert werden und werden danach gelöscht, wie im AVV festgelegt.

Fragen: hello@ascripto.com. Tarife und Angebote: sales@ascripto.com.