Primeros pasos con Ascripto en Google Workspace

Última revisión: 19 de octubre de 2026

Ascripto lee las firmas de correo que tu equipo envía realmente, te muestra quién tiene una firma no conforme a la marca y por qué, y con un plan de pago escribe la firma correcta en el Gmail de cada persona. No se instala nada, no cambia nada en cómo se entrega tu correo y la auditoría es gratuita sea cual sea el tamaño de tu empresa.

Tiempo: unos diez minutos de tu parte, más un paso de configuración que un administrador avanzado de Google Workspace hace una sola vez.

Necesitas:

• Una cuenta de Google de trabajo con el dominio de tu empresa (una cuenta personal @gmail.com no sirve).
• Un administrador de Google Workspace para conectar el directorio. Puedes ser tú.
• Un administrador avanzado de Google Workspace para permitir el acceso a las firmas. También puedes ser tú. Si no, podrás enviarle los pasos exactos; no necesita una cuenta de Ascripto.

El proceso completo

1. Inicia sesión y crea tu espacio de trabajo.
2. Conecta tu directorio, para que Ascripto sepa quién trabaja en tu empresa.
3. Permite el acceso a las firmas, para que Ascripto pueda leer la firma de Gmail de cada persona.
4. Lee tu auditoría. Es gratis y no se cambia nada.
5. Decide cómo debe ser la firma de cada persona.
6. Empieza una prueba gratuita de 14 días o elige un plan.
7. Implementa las firmas.

Los pasos del 1 al 4 llevan minutos. El paso 5 lleva el tiempo que quieras dedicar al diseño.

Paso 1 — Inicia sesión y crea tu espacio de trabajo

1. Ve a app.ascripto.com y haz clic en Continuar con Google.
2. Elige tu cuenta de trabajo.
3. Verás Configurar Ascripto para tuempresa.com. Un espacio de trabajo es donde se comprueban y gestionan las firmas de correo de tu empresa. Lee los tres pasos que indica, marca la casilla con la que aceptas los Términos del servicio y el Acuerdo de tratamiento de datos en nombre de tu empresa y haz clic en Crear espacio de trabajo.

Ahora tienes el rol de propietario del espacio de trabajo. Más adelante puedes invitar a otros administradores en Configuración → Equipo.

Si ves otra cosa:

• Ascripto necesita una cuenta de trabajo — has iniciado sesión con una cuenta personal. Haz clic en Iniciar sesión con una cuenta de trabajo y elige la del dominio de tu empresa.
• tuempresa.com ya está en Ascripto — alguien de tu empresa ya ha conectado tu directorio a un espacio de trabajo. Pídele que te invite (Configuración → Equipo → Invitar a un administrador) en lugar de crear un segundo espacio.

Paso 2 — Conecta tu directorio

En la página Te damos la bienvenida a Ascripto, el paso 2 es Conectar Google Workspace.

1. Haz clic en Conectar Google Workspace. Una página en auth.ascripto.com indica exactamente qué se leerá: las personas de tu organización, sus cargos y números de teléfono, y los dominios verificados de tu empresa. Solo lectura: no se escribe nada en Google.
2. Continúa hasta Google y haz clic en Permitir.
3. De vuelta en Ascripto, el paso dice Conectado, luego Leyendo tu directorio… 20 personas hasta ahora mientras van apareciendo los nombres que encuentra, y por último se marca como completado con el total.

A partir de ahora, Google avisa a Ascripto de cada cambio en el directorio en cuanto ocurre, y además el directorio completo se lee cada hora. También puedes leerlo en cualquier momento en Configuración → Conexiones → Leer ahora.

Si Google lo rechaza: Esa cuenta de Google no puede leer tu directorio significa que tu cuenta no es de administrador de Google Workspace. Inicia sesión en Google con una cuenta de administrador o haz clic en ¿No eres administrador de Google Workspace? Invita a uno, introduce su correo electrónico de trabajo y recibirá un enlace (válido siete días) para unirse a tu espacio de trabajo como administrador y poder conectarlo. También puedes copiar el enlace y enviarlo tú.

Paso 3 — Permite el acceso a las firmas

Ascripto lee la firma de Gmail de cada persona mediante una cuenta de servicio de Google que un administrador avanzado autoriza una sola vez, para todo tu dominio. Google no ofrece una versión de solo lectura de este permiso, así que también permite actualizar las firmas. La auditoría solo lee; no se cambia nada hasta que implementes las firmas.

El paso 3 de la página de bienvenida muestra cuatro pasos numerados, con los dos valores que necesitas junto a un botón Copiar. Un administrador avanzado hace lo siguiente:

1. Abre la Consola de administración de Google en Seguridad → Control de acceso y datos → Controles de API → Administrar la delegación de todo el dominio (la página enlaza directamente allí).
2. Haz clic en Add new y pega el ID de cliente que muestra Ascripto.
3. Pega el permiso de OAuth que muestra Ascripto, exactamente como aparece.
4. Haz clic en Autorizar.

Ascripto lo comprueba cada 20 segundos mientras la página está abierta, y otra vez cuando vuelves a la pestaña. También hay un botón Comprobar ahora. Google puede tardar unos minutos en aplicar la configuración; la página dice Aún no está permitido hasta que lo hace. En cuanto se detecta el acceso, la página pasa a Inicio y tu primera auditoría ya está leyendo firmas.

¿No eres administrador avanzado? Haz clic en Copiar estos pasos y envíaselos a uno. No necesita una cuenta de Ascripto, y el ID de cliente y el permiso de OAuth están en el texto.

Paso 4 — Lee tu auditoría

La página Inicio es la auditoría. La primera ejecución muestra Leyendo firmas… 12 de 47 con una barra de progreso; después, la barra muestra las firmas no conformes frente a las conformes y, debajo, una fila por causa:

• no tienen ninguna firma
• no tienen su nombre en la firma
• no muestran el cargo que figura en tu directorio
• no muestran el teléfono del trabajo que figura en tu directorio
• no tienen logotipo
• buzones no se pudieron leer, así que no se cuentan (se muestra aparte; un buzón que Ascripto no pudo abrir no dice nada sobre la firma de nadie)

Cada fila es un enlace a exactamente esas personas, en la página Personas, con lo que, según el directorio, debería haber aparecido. La auditoría se ejecuta sola una vez al día; Volver a comprobar la ejecuta ahora. Última comprobación siempre indica la antigüedad de las cifras.

Lee “Esto es exactamente lo que vigilamos, y lo que no podemos”. Abre un panel junto a las cifras. En resumen: Ascripto vigila la firma que Gmail usa en los mensajes nuevos, en cuanto a palabras, imágenes y enlaces. No ve la firma aparte que una persona puede haber elegido para respuestas y reenvíos, ni una “Firma para móviles” configurada en la aplicación de Gmail de un teléfono, y no juzga fuentes, tamaños ni colores. Quien conserva tu firma y añade su propio número de teléfono sigue teniendo una firma conforme a la marca.

Hasta ahora no se te ha pedido nada salvo dos permisos, y no se ha cambiado nada en el buzón de nadie. Aquí termina el plan gratuito y te toca decidir.

Paso 5 — Decide cómo debe ser la firma de cada persona

Hay tres lugares importantes, y todo esto puedes hacerlo con el plan gratuito.

Recursos → Kit de marca. Sube tu logotipo (un SVG o un EPS da el resultado más nítido; un PNG sirve), elige una fuente y cuatro colores e introduce los enlaces a los perfiles de tu empresa (LinkedIn y los demás). Todas las firmas siguen el kit salvo que les des un aspecto propio, así que cambiar el logotipo aquí lo cambia en todas partes.

Firmas. La primera visita te pide el nombre de la empresa, porque el directorio no lo guarda y va después del cargo de cada persona. Una firma Predeterminada ya cubre a todo el mundo, así que la barra de cobertura indica Todo el mundo está cubierto desde el principio. Para crear una firma distinta para un grupo de personas, haz clic en Nueva firma, ponle un nombre y elige cómo empezar:

• Desde la galería — cinco diseños nuestros, dibujados con tu kit de marca para una persona real de tu empresa.
• Importar desde Gmail — lee la firma que ya tiene alguien de tu empresa y conviértela en una firma gestionada, en la que cada valor que coincidía con el directorio pasa a ser un campo.
• Empezar desde HTML — pega o sube el código que ya tengas (plan Business).
• Una copia — de una firma que ya tengas.
• En blanco.

Después, Quién la recibe: reglas como Departamento es Ventas o Grupo es ventas@tuempresa.com, que se comprueban de arriba abajo; se aplica la primera regla que coincide, y la Predeterminada va la última. La pantalla indica a cuántas personas llega cada firma y avisa cuando una regla no coincide con nadie.

El editor. Lo que ves es la firma real de una persona real; Vista previa como cambia a cualquier persona, a la que tiene el registro más completo o a alguien a quien le faltan campos. Escribe @ en cualquier texto para insertar un campo (nombre, cargo, teléfono, etc.). Un campo vacío para alguien puede omitir su línea o mostrar otra cosa en su lugar. El medidor de la parte inferior muestra el tamaño de la firma frente al límite que todos los clientes de correo admiten sin problemas. Los cambios se guardan solos; Publicar crea una versión.

Nada llega a ningún buzón hasta el paso 7. Con el plan gratuito puedes crear y previsualizar todo, pero no implementar nada.

Paso 6 — Empieza una prueba gratuita o elige un plan

Esto lo hace el propietario del espacio de trabajo en Configuración → Facturación.

• Empezar una prueba gratuita de 14 días de Business. Sin tarjeta. Una prueba por espacio de trabajo. La prueba no se cobra. Añade un método de pago en Gestionar facturación antes de que termine para mantener un plan; si no, el espacio de trabajo vuelve a la auditoría gratuita y Ascripto deja de escribir firmas.
• Elegir Team o Business. Eliges un país de facturación (que determina si pagas en euros o en dólares) y luego pagas con tarjeta o con adeudo directo SEPA en la página de Stripe. Se te factura al final de cada mes por las licencias de ese mes; la factura mínima es de 9 € o 9 $.

Una licencia es una persona cuyo Gmail llevó tu firma actual en algún momento del mes. Quienes se han ido de la empresa, las personas a las que nunca implementaste una firma y los buzones compartidos desde los que nadie envía no cuestan nada. El recuento del mes hasta la fecha se muestra en esa misma página durante todo el mes. Los precios y la tabla de planes están en ascripto.com/es/pricing/.

Paso 7 — Implementa las firmas

Dos formas de llegar y una sola página de revisión:

• En Inicio, cada fila de causa que se soluciona implementando muestra Corregir estas.
• En Firmas, Implementar….

La revisión indica, antes de que ocurra nada, quién recibe una firma nueva: las personas de esa fila de causa, las personas a las que llega una firma o todas las personas cubiertas por las firmas. Cada buzón se lee primero y se deja como está si ya lleva su firma; marca Reescribir aunque esté al día para las firmas que alguien editó a mano. La página indica el número y el tiempo (las firmas se activan a medida que se escriben, unas veinte por segundo). Haz clic en Implementar para N personas y observa cómo termina.

Tras esta primera implementación revisada, las personas que se incorporan y aquellas cuya entrada del directorio cambia reciben su firma automáticamente. Un cambio en una regla o en un diseño sigue esperando una revisión como esta; Firmas indica La firma de N personas cambia en la próxima implementación hasta que la ejecutes.

Lo que notarán las personas de tu equipo. Su firma es una firma normal de Gmail: la ven mientras redactan, está en su carpeta Enviados y aparece en la aplicación de Gmail de su teléfono, salvo que hayan configurado una “Firma para móviles” en la aplicación de ese dispositivo. Gmail permite a cada persona elegir una firma distinta para respuestas y reenvíos; esa elección sigue siendo suya. También pueden volver a cambiar la firma, y por eso la auditoría sigue funcionando: Inicio te mostrará cuándo alguien lo hace, y Corregir estas lo arregla.

Después

• A diario: se ejecuta la auditoría; Inicio muestra el resultado y cuándo se ejecutó por última vez.
• En un par de minutos tras un cambio en Google Workspace: las personas nuevas reciben una firma y los cargos que cambian se actualizan.
• Cada hora: se lee el directorio completo, por si se perdió algún cambio.
• Configuración → Conexiones muestra los dos permisos y te permite comprobarlos de nuevo o volver a conectar.
• Configuración → Equipo es donde invitas a otro administrador o ves quién hizo qué.

Para darte de baja: Configuración → Facturación → Gestionar facturación → cancela (el plan sigue hasta el final del mes). Después quita los dos permisos en Google: el consentimiento del directorio (cuenta de Google del administrador → Aplicaciones vinculadas, myaccount.google.com/linkedapps) y la entrada de delegación de todo el dominio (Consola de administración → Controles de API → Administrar la delegación de todo el dominio → elimina el cliente). Las firmas que ya están en el Gmail de cada persona se quedan como están. Tus datos se pueden exportar durante 30 días y después se eliminan, como establece el DPA.

Preguntas: hello@ascripto.com. Planes y presupuestos: sales@ascripto.com.