Guía para administradores: el complemento de Outlook de Ascripto

Última revisión: 20 de octubre de 2026

Para el administrador de Microsoft 365 a quien se ha pedido que implemente el complemento, y para cualquiera que esté evaluando qué lee, qué envía y adónde lo envía.

Qué hace

Un solo complemento, dos tareas. Cuál de las dos hace lo decide tu plan, y Ascripto se lo indica en cada mensaje, así que un cambio de plan surte efecto en el siguiente mensaje de cada persona sin tener que volver a implementar nada.

• En el plan gratuito, lee. Cuando alguien abre un mensaje nuevo, el complemento localiza la firma que Outlook ha puesto en él, recorta esa parte en el propio dispositivo y la envía a Ascripto, que la compara con tu directorio. Inicio muestra quién tiene una firma no conforme a la marca y por qué, por aplicación de Outlook.
• En un plan de pago, inserta, mientras Poner la firma de cada persona mientras escribe esté activado en Configuración → Entrega (lo está, salvo que lo desactives). En cada mensaje nuevo, respuesta y reenvío pone la firma actual de la persona como firma propia de Outlook, así que la ve mientras escribe, en Elementos enviados y en el móvil. Desactivado, el complemento lee en su lugar y la auditoría se reanuda.

Nadie instala nada por su cuenta. Tú lo implementas una sola vez, para todo el mundo o para los grupos que elijas.

Cómo implementarlo

Antes de empezar: Microsoft 365 tiene que estar conectado en Ascripto (Configuración → Conexiones). El complemento inicia sesión con la misma aplicación Ascripto que tu administrador aprobó allí, así que no pide nada más a nadie.

Quién puede implementarlo: un Administrador global, o un Administrador de Exchange que además tenga el rol de Administrador de aplicaciones o pueda registrar aplicaciones. Solo el administrador que lo implementó, o un Administrador global, puede quitarlo.

1. En Ascripto, abre Configuración → Entrega y descarga el manifiesto del complemento (también está en https://outlook.ascripto.com/manifest.xml).
2. En el Centro de administración de Microsoft 365, abre Configuración → Aplicaciones integradas y elige Cargar aplicaciones personalizadas.
3. Elige Complemento de Office y, después, carga el archivo de manifiesto desde tu dispositivo o indica en su lugar el enlace al manifiesto de arriba.
4. Asígnalo a toda la organización, o a usuarios o grupos concretos, e impleméntalo. Microsoft solo implementa en los grupos de nivel superior: los miembros de un grupo anidado dentro de otro no lo reciben.

Después, espera. Según Microsoft, un complemento implementado puede tardar hasta 24 horas en llegar a las personas, y hasta 72 en aparecer en la cinta de opciones de Outlook. El complemento hace su trabajo sin que nadie lo abra, en cada mensaje nuevo; Configuración → Entrega muestra la primera firma leída o puesta en cuanto llega, para que sepas cuándo ha llegado a alguien.

Actualizaciones. El código del complemento se sirve desde outlook.ascripto.com y se actualiza solo. Un cambio en el propio manifiesto (su nombre, sus iconos o sus permisos) requiere que un administrador cargue el nuevo; te avisaremos antes de cualquiera.

Qué lee y qué envía

Cuando lee (plan gratuito)

• Solo mensajes nuevos, nunca respuestas ni reenvíos, y solo al abrirse el mensaje, antes de que se escriba nada.
• Lee el cuerpo de ese mensaje en el dispositivo y localiza la firma por los marcadores con los que cada aplicación de Outlook la rodea (los mismos que reconoce la retransmisión de Ascripto).
• Envía solo esa firma, hasta 64 KB de su HTML, junto con qué aplicación de Outlook es y su versión, qué marcador la encontró y si Outlook indica que hay una firma activada (Outlook para iOS no puede indicarlo).
• Vuelve a enviarla solo cuando la firma ha cambiado, o al cabo de una semana, para que la persona siga contando como vista.

Ascripto compara la firma con tu directorio: si existe, y si lleva el nombre de la persona, el cargo y el teléfono del trabajo que figuran en el directorio, y un logotipo. Conserva el resultado y lo que, según el directorio, debería haber en ella. La firma en sí no se almacena ni se registra.

Cuando inserta (plan de pago)

• En cada mensaje nuevo, respuesta y reenvío pide a Ascripto la firma de la persona, indicando la aplicación de Outlook en la que se ejecuta, y la pone con la propia función de firma de Outlook.
• Guarda la última firma en la configuración del complemento dentro del buzón de la persona, para que el siguiente mensaje la reciba al instante, incluso antes de que Ascripto responda. Esa configuración acompaña a la persona en todas sus aplicaciones de Outlook.
• No envía nada sobre el mensaje.

Qué no lee nunca

El correo que la gente recibe, cualquier otro mensaje, los asuntos, los destinatarios, los adjuntos y todo lo que una persona escribe. Ve el cuerpo de un mensaje nuevo una vez, al abrirse, y solo en el plan gratuito.

Cómo identifica a la persona

El complemento pide a Microsoft un token para el permiso propio de Ascripto, access_as_user, mediante la autenticación de aplicaciones anidadas. Ascripto identifica a la persona por el Id. de inquilino y el Id. de objeto del token, que coteja con la persona de tu directorio conectado, nunca por una dirección de correo electrónico. El token se comprueba y no se conserva.

Adónde va

A outlook.ascripto.com, que sirve el complemento y pasa sus dos llamadas a la implementación de Ascripto de tu espacio de trabajo, en Microsoft Azure en Germany West Central (Fráncfort), como el resto del servicio. Las llamadas están limitadas por persona.

Qué aplicaciones de Outlook

Con la retransmisión

El complemento y la retransmisión trabajan juntos. La persona ve su firma mientras escribe, y cada mensaje se sigue firmando a su salida, desde cualquier aplicación. Los destinatarios reciben una firma, la de la retransmisión: esta sustituye el bloque de firma de Outlook, con la firma del complemento dentro, en lugar de añadir una segunda.

Cuando no puede

• Nunca impide a nadie escribir ni enviar. Si Ascripto no responde, o Microsoft no da un token sin pedir a la persona que inicie sesión, el complemento inserta la firma que tenía guardada o deja la firma propia de Outlook de la persona donde está. Una lectura espera al siguiente mensaje nuevo.
• El primer mensaje nuevo después de cargar Outlook en la web puede leerse antes de que Outlook haya puesto la firma. Esa lectura cuenta como no se pudo leer, aparte de las conformes y las no conformes, y la siguiente la corrige.
• Mientras un espacio de trabajo está suspendido, el complemento no inserta nada y sus lecturas se rechazan hasta que el espacio de trabajo se reanuda. Las firmas propias de Outlook de cada persona se quedan como están.

Licencias y datos

Una persona a la que el complemento haya puesto la firma al menos una vez en el mes ocupa una licencia, que se cuenta una sola vez se firme como se firme su correo. Las lecturas no cuestan nada.

De cada persona, Ascripto conserva el último resultado de cada aplicación de Outlook (conforme, no conforme o no se pudo leer; los hallazgos con lo que el directorio esperaba; qué marcador coincidió; la versión de la aplicación y cuándo) y en qué aplicaciones le puso la firma; las ejecuciones de la auditoría se conservan como en Google Workspace. Desaparecen cuando la persona se elimina de tu directorio y la papelera de reciclaje se vacía. Activar o desactivar Poner la firma de cada persona mientras escribe queda anotado en el registro de auditoría de administradores de tu espacio de trabajo. Por lo demás, el almacenamiento, la conservación y el acceso del personal son los de la guía de Google Workspace y el DPA.

Cómo quitarlo

1. En el Centro de administración de Microsoft 365 → Configuración → Aplicaciones integradas, abre Ascripto y quítalo. Desaparece del Outlook de cada persona a medida que la implementación de Microsoft se pone al día.
2. No queda nada en el Outlook de nadie: el complemento pone la firma de cada mensaje, no sus firmas guardadas.

Para conservar la auditoría pero dejar de insertar, desactiva en su lugar Poner la firma de cada persona mientras escribe en Configuración → Entrega.

Fuentes

• Introducción al portal de aplicaciones integradas — Microsoft Learn
• Implementación de complementos de Office en el Centro de administración de Microsoft 365 — Microsoft Learn
• Activación de complementos con eventos — Microsoft Learn
• Autenticación de aplicaciones anidadas y tokens heredados de Outlook — Microsoft Learn