Administratorhandbuch: das Outlook-Add-in von Ascripto

Zuletzt geprüft am 20. Oktober 2026

Für Microsoft 365-Administratoren, die gebeten wurden, das Add-in bereitzustellen, und für alle, die prüfen, was es liest, was es sendet und wohin.

Was es tut

Ein Add-in, zwei Aufgaben. Welche es erledigt, entscheidet Ihr Tarif, und Ascripto teilt es dem Add-in bei jeder Nachricht mit; ein Tarifwechsel wirkt also ab der nächsten Nachricht jeder Person, ohne dass etwas neu bereitgestellt werden muss.

• Im kostenlosen Tarif liest es. Öffnet jemand eine neue Nachricht, findet das Add-in die Signatur, die Outlook eingefügt hat, schneidet diesen Teil auf dem Gerät aus und sendet ihn an Ascripto, das ihn mit Ihrem Verzeichnis abgleicht. Die Startseite zeigt, wer nicht markenkonform ist und warum, pro Outlook-App.
• In einem kostenpflichtigen Tarif fügt es ein, solange unter Einstellungen → Zustellung Signatur jeder Person beim Schreiben einfügen eingeschaltet ist (das ist es, sofern Sie es nicht ausschalten). Bei jeder neuen Nachricht, Antwort und Weiterleitung setzt es die aktuelle Signatur der Person als eigene Signatur von Outlook ein, sodass sie sie beim Schreiben, unter „Gesendete Elemente“ und auf dem Smartphone sieht. Ausgeschaltet, liest das Add-in stattdessen, und das Audit läuft wieder.

Niemand installiert selbst etwas. Sie stellen es einmal bereit, für alle oder für die Gruppen, die Sie wählen.

Bereitstellen

Bevor Sie beginnen: Microsoft 365 muss in Ascripto verbunden sein (Einstellungen → Verbindungen). Das Add-in meldet sich mit derselben Anwendung Ascripto an, die Ihr Administrator dort genehmigt hat; es bittet also niemanden um mehr.

Wer es bereitstellen kann: ein Globaler Administrator oder ein Exchange-Administrator, der zusätzlich die Rolle Anwendungsadministrator hat oder Anwendungen registrieren darf. Entfernen kann es nur der Administrator, der es bereitgestellt hat, oder ein Globaler Administrator.

1. Öffnen Sie in Ascripto Einstellungen → Zustellung und laden Sie das Manifest des Add-ins herunter (es liegt auch unter https://outlook.ascripto.com/manifest.xml).
2. Öffnen Sie im Microsoft 365 Admin Center Einstellungen → Integrierte Apps und wählen Sie Benutzerdefinierte Apps hochladen.
3. Wählen Sie Office-Add-In und laden Sie dann die Manifestdatei von Ihrem Gerät hoch, oder geben Sie stattdessen den Link zum Manifest von oben an.
4. Weisen Sie es der gesamten Organisation oder bestimmten Benutzern oder Gruppen zu und stellen Sie es bereit. Microsoft stellt nur in Gruppen der obersten Ebene bereit: Mitglieder einer Gruppe, die in einer anderen geschachtelt ist, erhalten es nicht.

Dann warten. Laut Microsoft kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis ein bereitgestelltes Add-in die Personen erreicht, und bis zu 72, bis es im Menüband von Outlook erscheint. Das Add-in arbeitet, ohne geöffnet zu werden, bei jeder neuen Nachricht; Einstellungen → Zustellung zeigt die erste gelesene oder eingefügte Signatur, sobald sie ankommt – so wissen Sie, wann es jemanden erreicht hat.

Updates. Der Code des Add-ins wird von outlook.ascripto.com ausgeliefert und aktualisiert sich selbst. Eine Änderung am Manifest selbst (Name, Symbole oder Berechtigungen) erfordert, dass ein Administrator das neue hochlädt; wir kündigen jede vorher an.

Was es liest und sendet

Wenn es liest (kostenloser Tarif)

• Nur neue Nachrichten, nie Antworten oder Weiterleitungen, und nur beim Öffnen der Nachricht, bevor etwas getippt wurde.
• Es liest den Text dieser Nachricht auf dem Gerät und findet die Signatur anhand der Markierungen, die jede Outlook-App um sie setzt (dieselben, die das Ascripto-Relay erkennt).
• Es sendet nur diese Signatur, höchstens 64 KB ihres HTML, zusammen mit der Outlook-App und deren Version, der Markierung, an der es sie gefunden hat, und ob Outlook angibt, dass eine Signatur eingeschaltet ist (Outlook für iOS kann das nicht angeben).
• Es sendet erneut nur, wenn sich die Signatur geändert hat, oder nach einer Woche, damit die Person weiterhin als gesehen zählt.

Ascripto gleicht die Signatur mit Ihrem Verzeichnis ab: ob es überhaupt eine gibt und ob sie den Namen der Person, die Position und die geschäftliche Telefonnummer aus dem Verzeichnis sowie ein Logo enthält. Es behält das Ergebnis und das, was laut Verzeichnis enthalten sein sollte. Die Signatur selbst wird weder gespeichert noch protokolliert.

Wenn es einfügt (kostenpflichtiger Tarif)

• Bei jeder neuen Nachricht, Antwort und Weiterleitung fragt es die Signatur der Person bei Ascripto an, nennt dabei die Outlook-App, in der es läuft, und fügt die Signatur über die eigene Signaturfunktion von Outlook ein.
• Es bewahrt die letzte Signatur in den Einstellungen des Add-ins im Postfach der Person auf, damit die nächste Nachricht sie sofort erhält, noch bevor Ascripto antwortet. Diese Einstellungen folgen der Person in jede ihrer Outlook-Apps.
• Es sendet nichts über die Nachricht.

Was es nie liest

E-Mails, die Personen empfangen, jede andere Nachricht, Betreffzeilen, Empfänger, Anhänge und alles, was eine Person tippt. Es sieht den Text einer neuen Nachricht einmal, beim Öffnen, und nur im kostenlosen Tarif.

Wen es als Person angibt

Das Add-in fordert bei Microsoft ein Token für die eigene Berechtigung von Ascripto, access_as_user, an – über die geschachtelte App-Authentifizierung (Nested App Authentication). Ascripto identifiziert die Person über die Mandanten-ID und die Objekt-ID des Tokens, abgeglichen mit der Person in Ihrem verbundenen Verzeichnis, nie über eine E-Mail-Adresse. Das Token wird geprüft und nicht aufbewahrt.

Wohin es geht

An outlook.ascripto.com, das das Add-in ausliefert und seine beiden Aufrufe an die Ascripto-Instanz Ihres Workspace weitergibt, auf Microsoft Azure in der Region Germany West Central (Frankfurt) wie der Rest des Dienstes. Aufrufe sind pro Person begrenzt.

Welche Outlook-Apps

Zusammen mit dem Relay

Add-in und Relay arbeiten zusammen. Eine Person sieht ihre Signatur beim Schreiben, und jede Nachricht erhält auf dem Weg nach draußen trotzdem ihre Signatur, aus jeder App. Empfänger bekommen eine Signatur, die des Relays: Es ersetzt den Signaturblock von Outlook – mit der Signatur des Add-ins darin –, statt eine zweite hinzuzufügen.

Wenn es nicht kann

• Es hindert niemanden am Schreiben oder Senden. Antwortet Ascripto nicht, oder gibt Microsoft kein Token heraus, ohne die Person zur Anmeldung aufzufordern, fügt das Add-in die aufbewahrte Signatur ein oder lässt die eigene Outlook-Signatur der Person, wo sie ist. Gelesen wird dann erst bei der nächsten neuen Nachricht.
• Die erste neue Nachricht nach dem Laden von Outlook im Web wird möglicherweise gelesen, bevor Outlook die Signatur eingefügt hat. Dieser Lesevorgang zählt als konnte nicht gelesen werden, getrennt von markenkonform und nicht markenkonform, und der nächste korrigiert ihn.
• Solange ein Workspace gesperrt ist, fügt das Add-in nichts ein, und seine Lesevorgänge werden abgewiesen, bis der Workspace wieder freigegeben ist. Die eigenen Outlook-Signaturen der Personen bleiben, wie sie sind.

Abgerechnete Nutzer und Daten

Eine Person, deren Signatur das Add-in im Monat mindestens einmal eingefügt hat, ist ein abgerechneter Nutzer, einmal gezählt, egal auf welchem Weg ihre E-Mails die Signatur erhalten. Lesevorgänge kosten nichts.

Für jede Person behält Ascripto das letzte Ergebnis aus jeder Outlook-App (markenkonform, nicht markenkonform oder konnte nicht gelesen werden, die Befunde mit dem, was das Verzeichnis erwartete, die passende Markierung, die Version der App und den Zeitpunkt) und in welchen Apps es ihre Signatur eingefügt hat; die Läufe des Audits werden wie bei Google Workspace aufbewahrt. Sie verschwinden, wenn die Person aus Ihrem Verzeichnis entfernt wird und der Papierkorb geleert wird. Das Ein- und Ausschalten von Signatur jeder Person beim Schreiben einfügen wird im administrativen Audit-Protokoll Ihres Workspace festgehalten. Speicherung, Aufbewahrung und Zugriff durch Mitarbeitende sind im Übrigen wie im Google Workspace-Handbuch und im AVV beschrieben.

Entfernen

1. Öffnen Sie im Microsoft 365 Admin Center → Einstellungen → Integrierte Apps den Eintrag Ascripto und entfernen Sie ihn. Das Add-in verschwindet aus dem Outlook der Personen, sobald die Bereitstellung von Microsoft nachzieht.
2. Im Outlook der Personen bleibt nichts zurück: Das Add-in setzt die Signatur der einzelnen Nachricht, nicht ihre gespeicherten Signaturen.

Um das Audit zu behalten, aber das Einfügen zu beenden, schalten Sie stattdessen unter Einstellungen → Zustellung Signatur jeder Person beim Schreiben einfügen aus.

Quellen

• Erste Schritte mit dem Portal für integrierte Apps – Microsoft Learn
• Bereitstellen von Office-Add-Ins im Microsoft 365 Admin Center – Microsoft Learn
• Aktivieren von Add-Ins mit Ereignissen – Microsoft Learn
• Geschachtelte App-Authentifizierung und Legacy-Token in Outlook – Microsoft Learn