Glossar
Zuletzt geprüft am 16. Oktober 2026
Verständliche Erklärungen der Begriffe, die Ascripto und diese Seiten verwenden. Wo ein Begriff bei einem Anbieter eine eigene Bedeutung hat, ist diese ebenfalls angegeben.
Begriffe von Ascripto
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Workspace | Der Bereich Ihres Unternehmens in Ascripto, benannt nach seiner Domain. Er gehört dem Unternehmen, nicht der Person, die ihn angelegt hat. |
| Inhaber | Die Person, die den Workspace angelegt hat. Wählt und bezahlt den Tarif; kann nicht entfernt werden. |
| Administrator | Jede Person, die zur Verwaltung des Workspace eingeladen wurde: Signaturen, Personen, weitere Administratoren. Eingeladen unter Einstellungen → Team. |
| Personen | Alle in Ihrem Verzeichnis. Diese Personen melden sich nie bei Ascripto an; Administratoren verwalten ihre Signaturen. |
| Verzeichnis | Die Liste der Personen, die Ihr Unternehmen in Google Workspace oder Microsoft 365 führt, mit Namen, Positionen, Abteilungen und Telefonnummern. Ascripto liest es, schreibt aber nie hinein. |
| Signatur | Ein Design, das aus dem Verzeichniseintrag jeder Person ihre Signatur erzeugt. „Janes Signatur“ ist das, was eine einzelne Person erhält. |
| Standardsignatur (Default) | Die Signatur, die Alle anderen erreicht: alle, auf die keine Regel einer anderen Signatur zutrifft. Steht immer an letzter Stelle. |
| Regel | Die Bedingung, die festlegt, wer eine Signatur oder Kampagne erhält: eine oder mehrere Zeilen, die alle zutreffen müssen. Geprüft wird von oben nach unten, die erste passende Regel gilt. |
| Abdeckung | Wer was erhält: der Balken unter Signaturen, der zeigt, wie viele Personen jede Signatur erreicht. |
| Feld | Ein Wert, den eine Signatur mit @ anzeigen und eine Regel prüfen kann: Name, Position, Telefon, Abteilung oder ein selbst definierter. |
| Überschreibung | Ein Wert, den ein Administrator für eine einzelne Person festlegt und den das Verzeichnis nicht überschreiben kann. |
| Brand Kit | Ihre Logos, Schrift, Farben und Links zu Unternehmensprofilen, auf die jede Signatur zurückgreift, die keine eigenen festlegt. |
| Bibliothek | Alle hochgeladenen Bilder, jeweils mit dem, was nach der Komprimierung daraus geworden ist. |
| Platz | Wofür ein Bild gedacht ist (horizontales Logo, quadratisches Logo, Badge, Kampagnenbanner). Legt die Größe fest, in der das Bild angezeigt wird. |
| Block | Ein Teil einer Signatur im Signatur-Baukasten: Name und Position, Logo, Kontaktdaten, Social-Media-Links, Text, Trennlinie, Abstand, Badges, Haftungsausschluss, Kampagne, Namensnennung, Individuelles HTML. |
| Entwurf / Version | Das Design, während Sie es bearbeiten, automatisch gespeichert; beim Veröffentlichen wird aus dem Entwurf eine nummerierte Version. |
| Veröffentlichen | Ein Design als Version festhalten. Berührt kein Postfach. |
| Bereitstellen | Signaturen in das Gmail der Personen schreiben (Google Workspace). Bei Microsoft 365 wendet stattdessen das Relay das veröffentlichte Design auf ausgehende E-Mails an. |
| Audit | Das Lesen der Gmail-Signaturen aller Personen und ihr Abgleich mit dem Verzeichnis: wer nicht markenkonform ist und warum. Die Startseite ist das Audit. Kostenlos. |
| Nicht markenkonform | Eine Signatur, die nicht enthält, was sie enthalten sollte: Sie fehlt, oder ihr fehlen Name, Position, Telefon (geschäftlich) oder Logo. |
| Befund | Eine Ursache dafür, nicht markenkonform zu sein, als Zeile auf der Startseite. |
| Kampagne | Ein Banner im Kampagnenblock der Signaturen für einen bestimmten Zeitraum, optional verlinkt und mit Tracking. Tarif Business. |
| Kampagnenplatz | Der Block Kampagne in einer Signatur. Eine Kampagne für Personen, deren Signatur keinen solchen Platz hat, zeigt ihnen nichts – und weist darauf hin. |
| Namensnennung | Die optionale Zeile „Signature by Ascripto“. Standardmäßig aus, nur in kostenpflichtigen Tarifen. |
| Nutzer | Eine Person, deren Signatur Ascripto in einem Monat zugestellt hat. Danach richtet sich der Preis. |
| Testzeitraum | 14 Tage Business, ohne Karte, einmal pro Workspace. |
| Relay | Der E-Mail-Server von Ascripto, der ausgehenden E-Mails aus Microsoft 365 Signaturen hinzufügt und sie direkt an Exchange Online zurückgibt. |
| Nachrichtenprotokoll | Jede Nachricht, die in den letzten 10 Tagen durch das Relay gelaufen ist: von wem, an wen, wann, signiert oder nicht, zugestellt oder nicht. Nie Betreff oder Inhalt. |
| Fail-open / Fail-closed | Was das Relay tut, wenn es nicht signieren kann: die Nachricht ohne Signatur weitersenden (open, Standard) oder sie zurückhalten, damit Exchange Online es erneut versucht (closed, auf Anfrage). |
| Papierkorb | Wo eine aus dem Verzeichnis entfernte Person aufbewahrt wird (standardmäßig 7 Tage), damit sie unverändert zurückkommt, wenn sie wieder hinzugefügt wird. |
| Support-Freigabe | Der einzige Weg, auf dem Mitarbeitende von Ascripto Ihre Daten sehen können: zeitlich begrenzt, begründet, protokolliert und für Sie sichtbar. |
| Hinweis | Eine Meldung oben in der App zu einem Zustand, der Ihren Workspace betrifft, etwa eine Sperrung. Die Meldung verschwindet, sobald der Zustand endet. |
Begriffe von Google
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Google Workspace | Die Business-Suite von Google: Gmail, die Admin-Konsole, das Verzeichnis. |
| Admin-Konsole (Admin console) | admin.google.com, wo Administratoren Google Workspace verwalten. |
| Administrator | Ein Google Workspace-Nutzer mit einer Administratorrolle. Kann zustimmen, dass Ascripto das Verzeichnis liest. |
| Super Admin | Die höchste Administratorrolle in Google Workspace. Nur ein Super Admin kann domainweite Delegierung gewähren. |
| Domainweite Delegierung (domain-wide delegation) | Ein Super Admin erlaubt einem Dienstkonto, für festgelegte Bereiche im Namen jedes Nutzers zu handeln, unter Sicherheit → Zugriffs- und Datenkontrolle → API-Steuerung → Domainweite Delegierung verwalten. So liest und schreibt Ascripto Signaturen. |
| Dienstkonto (service account) | Eine Google-Identität für Software statt für eine Person. Das Dienstkonto von Ascripto hat eine Client-ID, die auf der Seite angezeigt wird, auf der sie benötigt wird. |
| Client-ID | Die Nummer, mit der sich das Dienstkonto von Ascripto gegenüber Google ausweist. Wird einmalig von einem Super Admin eingefügt. |
| OAuth-Bereich (OAuth scope) | Die genaue Berechtigung, die erteilt wird, in Form einer Adresse. Für Signaturen: www.googleapis.com/auth/gmail.settings.basic. |
| Organisationseinheit (organizational unit, OU) | Die Baumstruktur der Nutzer in Google Workspace, die für Einstellungen verwendet wird. Die Regelzeile Organisationseinheit liegt unter /Sales richtet sich danach. |
| Fußzeile anfügen (append footer) | Die integrierte organisationsweite Fußzeile von Google, die unter jede vorhandene Signatur eines Nutzers gesetzt wird. Die häufigste Ursache doppelter Signaturen. |
| Mobile Signatur | Eine Signatur, die in der Gmail-App auf dem Smartphone eingerichtet ist; sie hat auf diesem Gerät Vorrang vor der Signatur des Kontos, und keine App kann sie sehen. |
| „Senden als“-Adresse (send-as address) | Eine Adresse, von der aus ein Gmail-Konto senden kann; die Signatur ist eine Eigenschaft dieser Adresse. Ascripto verwaltet die der primären Adresse. |
Begriffe von Microsoft
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Microsoft 365 | Die Business-Suite von Microsoft: Exchange Online, Outlook, Entra. |
| Microsoft Entra ID | Das Verzeichnis von Microsoft (früher Azure AD): die Benutzer hinter jedem Microsoft 365-Mandanten. |
| Mandant (tenant) | Der Begriff von Microsoft für das Microsoft 365 einer Organisation. Ascripto sagt Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation. |
| Globaler Administrator (Global Administrator) | Die höchste Administratorrolle in Microsoft 365. Kann Ascripto zustimmen und den Nachrichtenfluss einrichten. |
| Administrator für privilegierte Rollen (Privileged Role Administrator) | Eine Rolle, die ebenfalls Anwendungen zustimmen kann. Wird für das Verbinden des Verzeichnisses akzeptiert. |
| Exchange-Administrator | Die Rolle, die Exchange Online verwaltet. Wird für Für mich einrichten akzeptiert. |
| Administratoreinwilligung (admin consent) | Ein Administrator akzeptiert die Berechtigungen einer Anwendung für die gesamte Organisation, auf dem Zustimmungsbildschirm von Microsoft. |
| Unternehmensanwendung (enterprise application) | So erscheint eine App, der zugestimmt wurde, im Microsoft Entra Admin Center, wo ihre Berechtigungen überprüft und widerrufen werden können. |
| Microsoft Graph | Die API von Microsoft. Liest das Verzeichnis gut; kann Outlook-Signaturen nicht verwalten. |
| Exchange Online | Der E-Mail-Dienst von Microsoft 365. |
| Exchange Online Protection (EOP) | Das E-Mail-Gateway von Exchange Online, das die E-Mails vom Relay zurückerhält und zustellt. |
| Connector | Eine Anweisung in Exchange Online für den Nachrichtenfluss zu oder von einem anderen System. Die Einrichtung von Ascripto legt einen ausgehenden an (zum Relay) und einen eingehenden (vom Relay, per Zertifikat identifiziert). |
| Nachrichtenflussregel (Transportregel, mail flow rule) | Eine Regel, die Exchange Online auf Nachrichten anwendet. Die Regel von Ascripto leitet die ausgehenden E-Mails Ihrer Domains einmal über den ausgehenden Connector. |
| PowerShell | Das Befehlszeilentool von Microsoft, auf jedem Windows-Computer als Windows PowerShell vorhanden. Das Einrichtungsskript wird dort eingefügt. |
| Exchange Online PowerShell-Modul | ExchangeOnlineManagement, das das Skript beim ersten Mal installiert, um mit Exchange Online kommunizieren zu können. |
| Bestätigte Domain (verified domain) | Eine Domain, von der Microsoft 365 bestätigt hat, dass sie Ihrer Organisation gehört. Nur bestätigte Domains können über Ascripto geleitet werden. |
| EWS (Exchange Web Services) | Eine ältere Microsoft-Schnittstelle, die manche Signatur-Tools genutzt haben. Wird von Oktober 2026 bis April 2027 schrittweise abgeschaltet. |
| Gesendete Elemente (Sent Items) | Der Ordner mit Kopien gesendeter E-Mails. Eine vom Relay eingefügte Signatur ist in dieser Kopie nicht enthalten, weil sie erst nach dem Senden hinzugefügt wird. |
| winmail.dat (TNEF) | Ein Format, in dem das klassische Outlook Rich-Text-E-Mails manchmal sendet. Das Relay lässt solche Nachrichten ohne Signatur, statt zu riskieren, sie zu beschädigen. |
| Nachrichten-ID (Message-ID) | Die eindeutige Kennung, die jede E-Mail im Nachrichtenkopf trägt. Danach durchsuchen Sie das Nachrichtenprotokoll. |
E-Mail-Authentifizierung
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| MX-Eintrag (MX record) | Der DNS-Eintrag, der festlegt, wohin eingehende E-Mails einer Domain gehen. Ascripto ändert ihn nie. |
| SPF | Ein DNS-Eintrag, der aufführt, welche Server E-Mails für eine Domain senden dürfen. Ascripto ändert ihn nicht, weil weiterhin Exchange Online die endgültige Nachricht sendet. |
| DKIM | Eine kryptografische Signatur einer Nachricht, die belegt, dass sie seit dem Signieren nicht verändert wurde. Exchange Online versieht E-Mails, die über einen Connector zurückkommen, nicht mit einer DKIM-Signatur; DKIM-Signierung im Relay durch Delegieren zweier CNAME-Einträge folgt. |
| DMARC | Eine Richtlinie, die besteht, wenn SPF oder DKIM mit der From-Adresse übereinstimmt. Bei E-Mails über das Relay besteht sie über SPF. |
| TLS | Verschlüsselung zwischen E-Mail-Servern. Auf beiden Teilstrecken zwischen Exchange Online und dem Relay erforderlich. |
| S/MIME | Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder digitale Signatur einer Nachricht. Solche E-Mails verändert das Relay nie. |
Konten und Sicherheit
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Bestätigung in zwei Schritten (MFA) | Ein zweiter Nachweis bei der Anmeldung über das Passwort hinaus. Bei Anmeldungen über Google oder Microsoft übernehmen das diese Anbieter; für Passwortkonten wird sie als Authenticator-App oder als per E-Mail gesendeter Code angeboten. |
| Authenticator-App | Eine App, die sechsstellige Codes erzeugt (Google Authenticator, Microsoft Authenticator und andere). Der empfohlene zweite Schritt für ein Passwortkonto. |
| Wiederherstellungscode | Ein Einmalcode, der beim Einrichten der Bestätigung in zwei Schritten einmal angezeigt wird – für den Fall, dass das Smartphone weg ist. |
| Sitzung | Ein angemeldeter Browser oder ein angemeldetes Gerät. Unter Konto und Sicherheit aufgeführt und dort beendbar. |
| Verknüpfen | Eine weitere Anmeldemöglichkeit für dasselbe Konto hinzufügen (Google, Microsoft, Passwort). Geschieht im angemeldeten Zustand, nie über eine übereinstimmende E-Mail-Adresse. |
| AVV (DPA) | Auftragsverarbeitungsvertrag: der Vertrag nach Art. 28 DSGVO, unter dem Ascripto Ihr Verzeichnis und Ihre Signaturen in Ihrem Auftrag verarbeitet. Teil der Nutzungsbedingungen. |
| Unterauftragsverarbeiter | Ein Unternehmen, das Ascripto zur Erbringung des Dienstes einsetzt und das mit Ihren Daten in Berührung kommen kann: Microsoft Azure (Hosting). Stripe, das die Zahlungen abwickelt, erhält nur die Zahl der Nutzer und ist keiner. Im AVV aufgeführt. |