Prise en main d’Ascripto sur Google Workspace

Dernière mise à jour : 19 octobre 2026

Ascripto lit les signatures mail que vos collaborateurs envoient réellement, vous montre qui a une signature non conforme et pourquoi, et, avec une offre payante, écrit la bonne signature dans la boîte Gmail de chacun. Rien n’est installé, rien ne change dans l’acheminement de vos e-mails, et l’audit est gratuit quelle que soit la taille de votre entreprise.

Durée : une dizaine de minutes de votre temps, plus un réglage qu’un super-administrateur Google Workspace effectue une seule fois.

Il vous faut :

• Un compte Google professionnel sur le domaine de votre entreprise (un compte personnel @gmail.com ne convient pas).
• Un administrateur Google Workspace pour connecter l’annuaire. Il peut s’agir de vous.
• Un super-administrateur Google Workspace pour autoriser l’accès aux signatures. Il peut aussi s’agir de vous. Sinon, vous pourrez lui envoyer les étapes exactes ; cette personne n’a pas besoin de compte Ascripto.

Le parcours complet

1. Se connecter et créer votre espace de travail.
2. Connecter votre annuaire, pour qu’Ascripto sache qui travaille dans votre entreprise.
3. Autoriser l’accès aux signatures, pour qu’Ascripto puisse lire la signature Gmail de chaque personne.
4. Consulter votre audit. C’est gratuit, et rien n’est modifié.
5. Définir la signature de chacun.
6. Démarrer un essai gratuit de 14 jours ou choisir une offre.
7. Déployer.

Les étapes 1 à 4 prennent quelques minutes. L’étape 5 prend le temps que vous voulez consacrer au design.

Étape 1 — Se connecter et créer votre espace de travail

1. Rendez-vous sur app.ascripto.com et cliquez sur Continuer avec Google.
2. Choisissez votre compte professionnel.
3. La page Configurer Ascripto pour votreentreprise.com s’affiche. Un espace de travail est l’endroit où les signatures mail de votre entreprise sont vérifiées et gérées. Lisez les trois étapes qu’elle énumère, cochez la case par laquelle vous acceptez les conditions générales d’utilisation et l’accord de traitement des données au nom de votre entreprise, puis cliquez sur Créer l’espace de travail.

Vous êtes désormais le propriétaire de l’espace de travail. Vous pourrez inviter d’autres administrateurs plus tard, dans Paramètres → Équipe.

Si un autre écran s’affiche :

• Ascripto nécessite un compte professionnel — vous avez utilisé un compte personnel pour vous connecter. Cliquez sur Se connecter avec un compte professionnel et choisissez celui du domaine de votre entreprise.
• votreentreprise.com utilise déjà Ascripto — un collègue a déjà connecté votre annuaire à un espace de travail. Demandez-lui de vous inviter (Paramètres → Équipe → Inviter un administrateur) plutôt que d’en créer un second.

Étape 2 — Connecter votre annuaire

Sur la page Bienvenue sur Ascripto, l’étape 2 est Connecter Google Workspace.

1. Cliquez sur Connecter Google Workspace. Une page sur auth.ascripto.com indique exactement ce qui sera lu : vos collaborateurs, leurs fonctions et leurs numéros de téléphone, ainsi que les domaines validés de votre entreprise. En lecture seule : rien n’est écrit chez Google.
2. Poursuivez jusqu’à Google et cliquez sur Autoriser.
3. De retour dans Ascripto, l’étape affiche Connecté, puis Lecture de votre annuaire… 20 personnes pour l’instant, avec les noms qui apparaissent au fur et à mesure, puis se coche d’elle-même en indiquant le total.

Désormais, Google signale à Ascripto chaque modification de l’annuaire dès qu’elle a lieu, et l’annuaire complet est en plus lu toutes les heures. Vous pouvez aussi le lire à tout moment dans Paramètres → Connexions → Lire maintenant.

Si Google refuse : Ce compte Google ne peut pas lire votre annuaire signifie que votre compte n’est pas administrateur Google Workspace. Connectez-vous à Google avec un compte administrateur, ou cliquez sur Vous n’êtes pas administrateur Google Workspace ? En inviter un et saisissez son adresse e-mail professionnelle : cette personne reçoit un lien (valable sept jours) qui l’ajoute à votre espace de travail en tant qu’administrateur, pour qu’elle puisse connecter l’annuaire. Vous pouvez aussi copier le lien et l’envoyer vous-même.

Étape 3 — Autoriser l’accès aux signatures

Ascripto lit la signature Gmail de chaque personne via un compte de service Google qu’un super-administrateur autorise une seule fois, pour l’ensemble de votre domaine. Google ne propose pas de version en lecture seule de cette autorisation : elle permet donc aussi de modifier les signatures. L’audit ne fait que lire ; rien n’est modifié tant que vous ne déployez pas.

L’étape 3 de la page Bienvenue présente quatre étapes numérotées, avec les deux valeurs nécessaires à côté d’un bouton Copier. Un super-administrateur procède ainsi :

1. Dans la console d’administration Google, ouvrez Sécurité → Contrôle des accès et des données → Commandes des API → Gérer la délégation au niveau du domaine (la page propose un lien direct).
2. Cliquez sur Ajouter et collez l’ID client affiché dans Ascripto.
3. Dans Niveaux d’accès OAuth, collez le champ d’application OAuth affiché dans Ascripto, exactement tel quel.
4. Cliquez sur Autoriser.

Ascripto vérifie toutes les 20 secondes tant que la page est ouverte, et de nouveau lorsque vous revenez sur l’onglet. Il y a aussi un bouton Vérifier maintenant. Google peut mettre quelques minutes à appliquer le réglage ; d’ici là, la page affiche Pas encore autorisé. Dès que l’accès est constaté, la page Accueil s’ouvre et votre premier audit lit déjà les signatures.

Vous n’êtes pas super-administrateur ? Cliquez sur Copier ces étapes et envoyez-les à un super-administrateur. Cette personne n’a pas besoin de compte Ascripto, et l’ID client comme le champ d’application figurent dans le texte.

Étape 4 — Consulter votre audit

La page Accueil, c’est l’audit. La première exécution affiche Lecture des signatures… 12 sur 47 avec une barre de progression ; ensuite, la barre compare les signatures non conformes aux signatures conformes et, en dessous, affiche une ligne par constat :

• n’ont aucune signature
• n’ont pas leur nom dans leur signature
• n’affichent pas la fonction indiquée dans votre annuaire
• n’affichent pas le téléphone professionnel indiqué dans votre annuaire
• n’ont pas de logo
• boîtes aux lettres n’ont pas pu être lues, elles ne sont donc pas comptées (affichées à part : une boîte aux lettres qu’Ascripto n’a pas pu ouvrir ne prouve rien sur la signature de quiconque)

Chaque ligne renvoie précisément vers ces personnes, sur la page Collaborateurs, avec ce que l’annuaire prévoyait à cet endroit. L’audit s’exécute de lui-même une fois par jour ; Vérifier à nouveau le lance immédiatement. Dernière vérification indique toujours de quand datent les chiffres.

Lisez « Voici exactement ce que nous surveillons, et ce qui nous échappe ». Ce lien ouvre un panneau à côté des chiffres. En bref : Ascripto surveille les mots, les images et les liens de la signature que Gmail utilise pour les nouveaux messages. Il ne voit ni la signature distincte qu’une personne a pu choisir pour les réponses et les transferts, ni une « Signature mobile » définie dans l’application Gmail d’un téléphone, et il ne juge ni les polices, ni les tailles, ni les couleurs. Quelqu’un qui conserve votre signature et y ajoute son propre numéro de portable reste conforme.

Jusqu’ici, seules deux autorisations vous ont été demandées, et rien n’a été modifié dans aucune boîte aux lettres. C’est ici que l’offre gratuite s’arrête et que vous décidez de la suite.

Étape 5 — Définir la signature de chacun

Trois endroits comptent, et vous pouvez tout faire avec l’offre gratuite.

Médias → Identité visuelle. Importez votre logo (un SVG ou un EPS donne le résultat le plus net ; un PNG convient), choisissez une police et quatre couleurs, et saisissez les liens vers les profils de votre entreprise (LinkedIn et les autres). Chaque signature suit l’identité visuelle, sauf si vous lui donnez son propre style : changer le logo ici le change donc partout.

Signatures. À la première visite, la page vous demande le nom de l’entreprise, car l’annuaire ne le contient pas et il s’affiche après la fonction de chaque personne. Une signature Par défaut couvre déjà tout le monde : la barre de couverture affiche donc Tout le monde est couvert dès le départ. Pour créer une signature différente pour un groupe de personnes, cliquez sur Nouvelle signature, donnez-lui un nom et choisissez un point de départ :

• À partir de la galerie — cinq designs de notre conception, dans le style de votre identité visuelle, affichés pour l’un de vos vrais collaborateurs.
• Importer depuis Gmail — lire la signature existante d’un collègue et en faire une signature gérée, chaque valeur correspondant à l’annuaire devenant un champ.
• À partir de code HTML — coller ou importer un code que vous avez déjà (offre Business).
• Une copie — de l’une de vos signatures.
• Vierge.

Puis Qui la reçoit : des règles comme Service est Ventes ou Groupe est ventes@votreentreprise.com, parcourues de haut en bas ; la première règle correspondante s’applique, la signature Par défaut en dernier. L’écran indique combien de personnes chaque signature touche et signale une règle qui ne correspond à personne.

L’éditeur. Ce que vous voyez est la vraie signature d’une vraie personne ; Aperçu en tant que permet de passer à n’importe qui, à la personne dont la fiche est la plus complète, ou à quelqu’un à qui il manque des champs. Tapez @ dans n’importe quel texte pour insérer un champ (nom, fonction, téléphone, etc.). Un champ vide pour une personne peut faire disparaître sa ligne ou afficher autre chose à la place. La jauge, en bas, montre le poids de la signature par rapport à la limite que tous les clients de messagerie acceptent sans difficulté. Les modifications s’enregistrent d’elles-mêmes ; Publier crée une version.

Rien n’atteint une boîte aux lettres avant l’étape 7. Avec l’offre gratuite, vous pouvez tout créer et tout prévisualiser, mais ne rien déployer.

Étape 6 — Démarrer un essai ou choisir une offre

C’est le propriétaire de l’espace de travail qui s’en charge, dans Paramètres → Facturation.

• Démarrer un essai Business de 14 jours. Sans carte bancaire. Un seul essai par espace de travail. Rien n’est facturé pour l’essai. Ajoutez un moyen de paiement dans Gérer la facturation avant la fin de l’essai pour conserver une offre ; sinon, l’espace de travail revient à l’audit gratuit et Ascripto cesse d’écrire les signatures.
• Choisir Team ou Business. Vous sélectionnez un pays de facturation (qui détermine la devise, euro ou dollar), puis vous payez par carte ou par prélèvement SEPA sur la page de Stripe. La facture est émise à la fin de chaque mois pour les licences du mois ; la plus petite facture est de 9 € ou 9 $.

Une licence correspond à une personne dont la boîte Gmail a porté votre signature actuelle à un moment du mois. Les collaborateurs sortants, les personnes pour qui vous n’avez jamais déployé de signature et les boîtes aux lettres partagées depuis lesquelles personne n’envoie ne coûtent rien. Le décompte du mois en cours s’affiche sur la même page tout au long du mois. Les tarifs et le tableau des offres sont sur ascripto.com/fr/pricing/.

Étape 7 — Déployer

Deux points d’entrée, une seule page de vérification :

• Sur la page Accueil, chaque ligne de constat qu’un déploiement corrige porte le bouton Les corriger.
• Sur la page Signatures, Déployer…

La vérification indique, avant toute action, qui reçoit une nouvelle signature : les personnes de cette ligne de constat, les personnes qu’une signature touche, ou toutes les personnes couvertes par les signatures. Chaque boîte aux lettres est d’abord lue, et laissée telle quelle si elle porte déjà sa signature ; cochez Réécrire même les signatures à jour pour les signatures que quelqu’un a modifiées à la main. La page indique le nombre et le délai (chaque signature est active dès qu’elle est écrite, environ 20 par seconde). Cliquez sur Déployer pour N personnes et suivez le déploiement jusqu’au bout.

Après ce premier déploiement vérifié, les nouveaux arrivants et les personnes dont la fiche d’annuaire change reçoivent leur signature automatiquement. Un changement de règle ou de design attend toujours une vérification comme celle-ci ; jusqu’à ce que vous lanciez ce déploiement, la page Signatures affiche La signature de N personnes change au prochain déploiement.

Ce que vos collaborateurs remarqueront. Leur signature est une signature Gmail normale : ils la voient pendant la rédaction, elle figure dans leur dossier Messages envoyés, et elle apparaît dans l’application Gmail de leur téléphone, sauf s’ils ont défini une « Signature mobile » dans l’application sur cet appareil. Gmail permet de choisir une autre signature pour les réponses et les transferts ; ce choix leur appartient. Ils peuvent aussi rétablir leur ancienne signature, c’est pourquoi l’audit continue de s’exécuter : la page Accueil vous signale quand quelqu’un le fait, et Les corriger remet les choses en ordre.

Par la suite

• Chaque jour : l’audit s’exécute ; la page Accueil affiche le résultat et la date de la dernière exécution.
• En une ou deux minutes après une modification dans Google Workspace : les nouveaux arrivants reçoivent une signature, les fonctions modifiées sont mises à jour.
• Toutes les heures : l’annuaire complet est lu, au cas où une modification aurait échappé.
• Paramètres → Connexions affiche les deux autorisations et permet de les revérifier ou de les reconnecter.
• Paramètres → Équipe permet d’inviter un autre administrateur ou de voir qui a fait quoi.

Pour partir : Paramètres → Facturation → Gérer la facturation → résilier (l’offre court jusqu’à la fin du mois). Retirez ensuite les deux autorisations dans Google : le consentement à l’annuaire (compte Google de l’administrateur → Applications associées, myaccount.google.com/linkedapps) et l’entrée de délégation au niveau du domaine (console d’administration → Commandes des API → Gérer la délégation au niveau du domaine → supprimer le client). Les signatures déjà présentes dans la boîte Gmail de vos collaborateurs restent telles quelles. Vos données peuvent être exportées pendant 30 jours, puis elles sont supprimées, comme le prévoit l’accord de traitement des données (DPA).

Questions : hello@ascripto.com. Offres et devis : sales@ascripto.com.